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Estudos Preliminares Nº 72/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM

ESTUDOS PRELIMINARES Nº 72/2023

AQUISIÇÃO DE CAFÉ ESPECIAL TORRADO E MOÍDO E AÇÚCAR DEMERARA ORGÂNICO

PROCESSO SEI Nº 23.0.000035606-9

SETOR REQUISITANTE: Departamento de Material e Patrimônio - DEPMATPAT

ÁREA REQUISITANTE

INTRODUÇÃO

O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento das demandas de bens e serviços do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação.

Este documento constitui a primeira etapa do procedimento de aquisição de bens e contratação de serviços para a garantia da continuidade das atividades deste Tribunal, conforme condições e especificações contidas no Termo de Referência e seus Anexos, na INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES Nº 58, DE 8 DE AGOSTO DE 2022, do Ministério da Economia, e em conformidade com a determinação constante no Ofício-Circular Nº 118/2020 - PRESIDENCIA/SECGER (1695573).

1. DA DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

1.1. O objeto desta solução é a aquisição de CAFÉ ESPECIAL TORRADO E MOÍDO E AÇÚCAR DEMERARA ORGÂNICO, visando atender às necessidades do Poder Judiciário do Estado do Piauí.

1.2. JUSTIFICATIVA 

1.2.1. A presente contratação justifica-se em face do resultado contido no "RELATÓRIO DA PESQUISA: “Qualidade do café disponibilizado para consumo nas dependências do Tribunal” - 4026554, realizada nos autos do Processo Sei de Nº 23.0.000006293-6, da lavra do Senhor Secretário Geral, Dr. Henrique Luiz da Silva Neto, com o objetivo de medir o grau de satisfação dos usuários internos com relação à qualidade do café disponibilizado para consumo nas dependências deste Tribunal, chegando-se à conclusão de que: "De acordo com os resultados apresentados, é evidente a insatisfação dos consumidores com o atual café servido", com 98% do público interno do TJPI opinando pela contratação de café diverso da marca registrada na ARP Nº 52/2022 - PE 75/2022, fornecida por meio da formalização do Contrato Nº 188/2022.

1.3. Nessa linha, é oportuno mencionar que não se trata de capricho ou de busca por produtos "premium", pelo contrário, almeja-se a implementação de um ambiente salutar e que tenha, de fato, Qualidade de Vida no Trabalho (QVT), bem como uma faceta da remuneração financeira, vez que o café é parte integrante da vida dos brasileiros, razão pela qual, minimamente, deseja-se um café que gere satisfação e não reclamações recorrentes e vários dissabores.

1.4. Registre-se, de igual modo, que a Alta Gestão, preocupada com a segurança jurídica da presente contratação, abriu vistas para a Secretaria Jurídica da Presidência (SJP), examinar a viabilidade jurídica e técnica, conforme consta na Manifestação Nº 13933/2023 - SAJ (4066623), Processo SEI - 23.0.000006293-6, vejamos a síntese:

"Diante do exposto, em resposta à consulta formulada pela SECGER, esta SAJ manifesta-se no sentido de que é possível a realização de uma nova contratação, inclusive com a indicação de marca, sem que isso configure uma restrição de fornecedores, porém, deve-se observar os requisitos e hipóteses descritas no art. 41 da Lei nº 14.133/2021. É o entendimento, salvo melhor juízo.

À SECGER para conhecimento." (Grifos nosso).

1.5. Como se nota, a Administração, mesmo diante das pesquisas de satisfação asseverando a má qualidade do café, ora, contratado, "AD CAUTELAN", requereu a análise técnica do setor competente.

1.6. Isto posto, fica evidente que a contratação, em epígrafe, atende, plenamente, ao interesse público, seja pelos motivos de fato e de direito, seja pela clara necessidade da aquisição do bem, ora, em escrutínio.

1.7. Para a efetivação da presente contratação, deve-se considerar:

1.7.1. A necessidade constante de aquisição dos produtos;

1.7.2. A entrega dos materiais dentro do prazo de validade;

1.7.3. A conveniência em não possuir estoques dos itens de consumo em excesso;

1.7.4. A redução de custos com guarda, manutenção, controle temporal e logística de distribuição às unidades judiciárias e administrativas;

1.7.5. A proposta mais vantajosa para a administração, observando os princípios da isonomia e de sustentabilidade.

1.7.6. Consoante as perspectivas estratégicas delineadas no Plano Estratégico do Tribunal de Justiça do Piauí, pretende-se atingir como resultados da presente contratação: 

1.7.7. Proporcionar reposição do estoque do DEPMATPAT do TJPI, no que tange a café especial torrado e moído e açúcar demerara​ orgânico, evitando-se ruptura de estoque;

1.7.8. Garantir a melhoria da qualidade do café oferecido ao público interno e externo que transita nas dependências do TJPI.

1.7.9. Garantir a distribuição dos itens às unidades demandantes, evitando-se atrasos por insuficiência de estoque;

1.7.10. Atender à reposição de café especial torrado e moído e açúcar demerara​ orgânico de todas as unidades demandantes na sua plenitude.

1.7.11. Garantir a excelência e a continuidade dos serviços prestados pelo TJPI e viabilizar a ampliação da relação institucional do Judiciário com a sociedade, em prol do bem comum e da promoção da paz social.

1.7.12. Assegurar a aquisição de bens de consumo com a qualidade aceitável e que, por consequência, proporcionar Qualidade e Quantidade de Vida no Trabalho.

2. DEMONSTRATIVO DA PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

2.1. Inicialmente, cumpre ressaltar que o Plano Anual de Contratação - PAC no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí foi regulamentado em novembro de 2021, por intermédio da Art. 5º, II, da Resolução Nº 247/2021.

2.2. Vale salientar que as tratativas acerca do PAC atinente ao ano em curso encontra-se em tramitação nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000116433-7, restando pendente, ainda, sua publicação e divulgação no sítio eletrônico do Tribunal, após a sua aprovação pelo Tribunal Pleno, nos termos do Art. art.8º, III, da Resolução Nº. 247/2021.

2.3. A contratação dos itens a serem adquiridos no processo em epígrafe encontra-se plenamente prevista no referido Plano de Contratações, restando necessário, ainda, frisar, que a autoridade máxima deste Egrégio Tribunal de Justiça, o Senhor Desembargador Presidente Hilo de Almeida Sousa, nos termos da Decisão Nº 4188/2023 - PRESIDENCIA(4145664), exarada nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000018094-7, que versou sobre as demandas iniciais acerca da viabilidade do presente processo, AUTORIZOU a deflagração de procedimento destinado à Aquisição de Café Especial Torrado e Moído e Açúcar Demerara Orgânico​ para atender às necessidades do Tribunal de Justiça do Piauí.

2.4. Nesse sentido, de igual modo, é imperioso frisar que, no Documento de Oficialização da Demanda Nº 85/2023 - SECCOM (SEI nº 4022673), a aludida Autoridade ratificou a necessidade a aquisição de bens (café especial torrado e moído e açúcar demerara​ orgânico) para o DEPMATPAT, de modo a atender às necessidades do Tribunal de Justiça do Piauí.

2.5. A presente contratação encontra previsão no Plano Anual de Contratações para 2023 que, embora devidamente elaborado nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000046050-1, encontra-se em fase final de formalização, nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000116433-7, restando pendente, ainda, sua publicação e divulgação no sítio eletrônico do Tribunal, após a sua aprovação pelo Tribunal Pleno, nos termos do Art. art.8º, III, da Resolução Nº. 247/2021.

2.6. Este procedimento encontra alinhamento, ainda, ao planejamento estratégico vigente, nos termos do item IX - APRIMORAMENTO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA E DA GOVERNANÇA JUDICIÁRIA, que visa formular colaborativamente estratégias que busquem maior eficiência através das melhores práticas de gestão, nos termos do Planejamento Estratégico - Ciclo (2021-2026) do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí (TJPI).

2.7. A partir da presente contratação, objetiva-se formular, implantar e monitorar estratégias flexíveis e aderentes às especificidades locais, regionais e próprias de cada segmento de justiça do Poder Judiciário, produzidas de forma colaborativa pelos magistrados, servidores, pela sociedade e pelos atores do sistema de justiça.

3. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

3.1. Para a implementação da contratação, o fornecimento será parcelado de acordo com a necessidade da Unidade relacionada neste ETP, conforme solicitação formal prévia por parte do respectivo fiscal do contrato;

3.1.1. A Unidade Demandante terá nomeado um fiscal e suplente, para controlar o cumprimento das cláusulas contratuais, realizar pedidos diretamente ao Fornecedor contratado, receber e conferir as entregas, bem como apresentar relatórios qualitativo e quantitativo de fornecimento do objeto;

3.1.2. Os materiais deverão ser entregues, rigorosamente, dentro das especificações estabelecidas no Edital e seus anexos, sendo que a inobservância desta condição implicará na recusa formal e aplicação das penalidades;

3.1.3. O fornecimento dos itens contratados será realizado sob demanda, os produtos deverão estar na validade vigente;

3.1.4. A contratada deverá entregar o material em embalagens fechadas, bem conservadas e limpas. Não será aceito a entrega de material danificado, rachado, arranhado ou sujo, sendo necessária a substituição do mesmo sem ônus para a contratante. Caso seja identificado deformidades nos produtos após a entrega, estes serão separados e devolvidos para a contratada;

3.1.5. Em hipótese alguma será aceito material diferente do que foi cotado, que esteja com avarias ou defeito de fabricação, ou que não atender às especificações do Edital;

3.1.6. A empresa contratada, quando da entrega de pedidos, deverá respeitar o horário de expediente do TJPI.

3.2. A CONTRATADA realizará o fornecimento de café em grão, torrado, constituído de grãos de café arábica tipo 2 a tipo 4 COB, com ausência de grãos com defeitos pretos, verdes e ou ardidos (PVA) e fermentados, 100% da espécie arábica de origem única ou blendados, com classificação de bebida de Mole ou Dura.

3.3. O café de qualidade fornecido deverá apresentar Aroma e Sabor característico do produto, podendo ser Suave ou Intenso e obter em análise sensorial da bebida, Nota de Qualidade Global na faixa de 7,3 a 10 pontos, realizada por equipe selecionada e treinada, em laboratórios credenciados, fazendo uso de escala de 0 a 10 para Qualidade Global.

3.4. A marca do café deverá possuir Laudo de avaliação do café, tipo Certificado no PQC - Programa de Qualidade do Café, da ABIC, emitido por laboratório credenciado pela Rede Brasileira de Laboratórios Analíticos de Saúde (habilitados pela Vigilância Sanitária), com nota de Qualidade Global mínima de 7,3 pontos.

3.5. Deverá obedecer à legislação vigente, com uma tolerância admitida de no máximo 1% de impurezas (cascas e paus do café) em g/100g. Adicionalmente, deverá apresentar selo de pureza, certificando que o produto é puro, sem adulterações ou misturas, propiciando maior segurança aos consumidores finais do produto.

3.6. Deverá possuir aspecto homogêneo, isento de odores estranhos e com aroma característico.

3.7. A embalagem do café deverá ser do tipo Almofadada (validade mínima de 03 meses a partir da entrega pelo fornecedor) ou à Vácuo (validade mínima de 12 meses a partir da entrega pelo fornecedor), com registro da data de fabricação e validade estampadas no rótulo da embalagem.

3.8. Características químicas do café:

3.9. A torração dos grãos deverá corresponder ao intervalo compreendido entre 45 e 75 pontos no Sistema Agtron, sendo:

3.10. Critérios e Práticas de Sustentabilidade

3.10.1. O contratado deverá utilizar, quando disponíveis no mercado, materiais que sejam reciclados, reutilizados e biodegradáveis, bem como priorizar o emprego de mão-de-obra, materiais, tecnologias e matérias-primas de origem local para execução e operação do objeto, bem como respeitar as Normas Brasileiras (NBR) publicadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) sobre resíduos sólidos.

3.10.2. Deverá a contratada adotar boas práticas de sustentabilidade, baseadas na otimização e economia de recursos e na redução da poluição ambiental, quando da execução dos serviços contratados, tais como uso racional de água, economia de energia elétrica, economia de materiais, separação de resíduos e materiais recicláveis.

3.10.3. Além disso, é importante que a Administração Pública promova o uso consciente dos materiais adquiridos, evitando desperdícios e adotando práticas sustentáveis, como a utilização de recursos reciclados e a redução do consumo de energia elétrica.

3.10.4. Visando um maior desenvolvimento nacional sustentável, a presente aquisição observará os princípios da economicidade, eficácia, eficiência para melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais, de forma a utilizar-se da menor quantidade possível de recursos que causem impactos negativos para a sociedade e para o meio ambiente, com a contratação de produtos acondicionados preferencialmente em embalagens individuais adequadas, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento.

3.10.5. Preocupação em atendimento ao Plano de Logística Sustentável do TJPI (2021-2026).

3.10.6. Dessa forma, considerando a necessidade de implantação de práticas de sustentabilidade, deve-se priorizar contratar empresa fornecedora que seja comprometida com a sustentabilidade.

4. ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES A SEREM CONTRATADAS

4.1. A estimativa da quantidade a ser contratada segue a tabela abaixo discriminada:

4.2. Para a definição do quantitativo a ser adquirido, levou-se em consideração a informação contida na Manifestação Nº 5599/2023 - DEPMATPAT (3962134) formulada pelo Departamento de Material e Patrimônio - DEPMATPAT nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000113934-0, que adotou como metodologia a análise da média mensal dos últimos 12 (doze) meses de consumo, projetando-se a aquisição para os próximos 16 (dezesseis) meses, conforme solicitado no Ofício Nº 1161/2023 (3910491).

5. LEVANTAMENTO DE MERCADO - PROSPECÇÃO E ANÁLISE DAS ALTERNATIVAS POSSÍVEIS DE SOLUÇÕES

5.1. Realizada a prospecção e análise de alternativas possíveis de solução, conforme mandamento contido no Art. 7º da Instrução Normativa Nº 40/2020 do Ministério da Economia, verificou-se que o atendimento às demandas de café especial torrado e moído e açúcar demerara​ orgânico para fins de abastecimento das unidades administrativas e judiciárias deste Tribunal de Justiça e em diversos órgãos são realizadas, predominantemente, através do Sistema de Registro de Preços (SRP).

5.2. Ademais, o sistema de aquisição por preços registrados não obriga à Administração contratar todo o quantitativo registrado. Dessa forma, o quantitativo fixado na ARP não será revertido, necessariamente, em custos adicionais para a Administração, mas tão somente serão adquiridos à medida que forem demandados por cada unidade.

5.3. Segue o rol exemplificativo de aquisições recentes de café e açúcar, por meio de SRP, realizadas por órgãos locais e regionais, cujo porte estrutural assemelha-se ao deste Tribunal: 

*Pesquisa realizada no Sistema do Mural de Licitações do Tribunal de Constas do estado do Piauí - TCE-PI (https://sistemas.tce.pi.gov.br/licitacoesweb/mural/) em 03/2023.

5.4. Diante dos resultados obtidos, observa-se que o Sistema de Registro de Preços é a alternativa mais apropriada para o registro e aquisição dos itens em comento, visando à reposição do estoque para atendimento das demandas das diversas unidades judiciárias e administrativas do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

5.5. Dessa forma, sugere-se a adoção da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, por meio do sistema de registro de preços, na forma da Lei nº 14.133/2021.

6. ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

6.1. Os custos estimados com a referida aquisição serão detalhados na Pesquisa de Preços Nº 114/2023 - SECCOM (4151852).

7. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO

7.1. Para a implementação da contratação, será necessária a aquisição dos seguintes itens que deverão obedecer às especificações e quantitativos abaixo descritos:

7.2. Sugere-se a adoção da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, por meio do sistema de registro de preços, na forma da Lei nº 14.133/2021 e do Decreto nº 7.892/2013, art. 3º e seus incisos, em face:

7.2.1. A necessidade de contratações frequentes;

7.2.2. A conveniência das entregas serem parceladas, a fim de que não haja acúmulo de material em estoque, correndo-se o risco de perca precoce por deterioração, roubos ou demais causas;

8. JUSTIFICATIVAS PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO

8.1. A Lei nº 14.133/2021, estabelece em seu artigo 40, inciso V, alínea "b", como princípio, entre outros, o do parcelamento, "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso", dispondo sobre algo similar no seu artigo 47, inciso II, mencionando o princípio do parcelamento como obrigatório "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso".

8.2. No presente caso, considerando a viabilidade técnica, a solução foi parcelada em itens, obedecendo à regra prevista no instrumento legal supracitado, de modo a viabilizar o fornecimento dos materiais para diversas empresas, promovendo, portanto, ampla participação, competitividade e vantagem econômica ao certame.

9. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS, EM TERMOS DE ECONOMICIDADE E DE MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS E FINANCEIROS DISPONÍVEIS

9.1. A contratação objetiva a eficiência operacional interna, a humanização do serviço, a desburocratização, a simplificação de processos internos, o fortalecimento da autonomia administrativa e financeira do TJPI e a adoção das melhores práticas de gestão documental, gestão da informação e otimização de processos de trabalho com o intuito de melhorar o serviço prestado ao cidadão.

9.2. Com o fornecimento, sob demanda, de café especial torrado e moído e açúcar demerara​ orgânico, pretende-se sanar a necessidade constante de solicitações das unidades demandantes; adquirir o produto dentro do prazo de validade; e manter o estoque mínimo dos produtos para o atendimento ininterrupto das demandas das unidades judiciárias e administrativas do TJPI em Teresina - PI, sem comprometer o espaço do Almoxarifado do DEPMATPAT.

10 PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA ADMINISTRAÇÃO PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO, INCLUSIVE QUANTO À CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES OU DE EMPREGADOS PARA FISCALIZAÇÃO E GESTÃO CONTRATUAL OU ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DA ORGANIZAÇÃO

10.1. O TJPI dispõe pessoal capacitado para o recebimento, manejo, controle e transporte dos itens a serem adquiridos através do DEPMATPAT, assim como servidores aptos para atuarem na fiscalização e na gestão dos instrumentos resultantes do presente registro, não sendo necessária a capacitação de novos servidores para as referidas funções.

11. CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES

11.1. Em prospecção das contratações com objeto similar realizadas no âmbito deste Tribunal, não verificou-se a existência de contratações correlatas e/ou interdependentes destinadas a contratação deste serviço.

12. DESCRIÇÃO DE POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS MITIGADORAS

12.1. A aquisição observará os princípios da economicidade, eficácia, eficiência para melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais, de forma a utilizar-se da menor quantidade possível de recursos que causem impactos negativos para a sociedade e para o meio ambiente, com a contratação de produtos acondicionados preferencialmente em embalagens individuais adequadas, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento.

12.2. Com relação aos itens a serem adquiridos, deverá ser observado o descarte responsável de materiais, configurando-se esta medida fundamental para minimizar o impacto ambiental causado pelo descarte inadequado de resíduos.

12.3. Para minimizar o impacto, é importante seguir as seguintes medidas:

12.3.1. Redução: Deverá ser observada a minimização da quantidade de materiais e embalagens que precisam ser descartados. Isso pode ser feito através da redução do consumo e da reutilização de materiais, com as unidades requisitantes solicitando apenas o necessário para o desenvolvimento das atividades no setor.

12.3.2. Reciclagem: Muitas das embalagens dos materiais a serem registrados podem ser reciclados, reduzindo a quantidade de resíduos que precisam ser descartados.

12.3.3. Coleta seletiva: A coleta seletiva é uma forma de separar os resíduos em diferentes categorias, facilitando o processo de reciclagem. É importante que os materiais sejam separados corretamente e encaminhados para os locais adequados de reciclagem.

12.3.4. Descarte adequado: Alguns materiais não podem ser reciclados e precisam ser descartados de forma adequada.

13. DO ESTUDO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS

13.1. Visando eliminar e/ou diminuir a probabilidade de ocorrência de eventos negativos que impactem no regular funcionamento das atividades no âmbito das unidades judiciárias e administrativas do TJPI, procedeu-se na realização de um estudo de gerenciamento de riscos, que tem por objetivo identificar, analisar e responder os riscos inerentes à contratação a ser realizada, utilizando-se somente dois itens da matriz, quais sejam: weaknesses (pontos fracos/fraquezas) e threats (ameaças), conforme demonstrado abaixo:

13.2. Ademais, verifica-se que, para mitigar os riscos identificados, foram descritas ações preventivas e de contingências, as quais algumas envolvem atuação efetiva do fiscal de contrato, ações administrativas internas e inclusões de cláusulas obrigacionais no eventual instrumento contratual.

14. VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

14.1. Considerando a necessidade da contratação já demonstrada neste ETP, entendemos por sua viabilidade e razoabilidade, conforme disponibilidade orçamentária da Administração deste TJPI.

Respeitosamente, 

IGOR MENDES CARVALHO

Coordenador do Departamento de Material e Patrimônio - DEPMATPAT/TJ-PI

Documento assinado eletronicamente por Thaís Andrade de Sousa, Estagiária, em 31/03/2023, às 19:49, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Igor Mendes Carvalho, Diretor do Departamento de Material e Patrimônio, em 31/03/2023, às 21:56, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjpi.jus.br/verificar.php informando o código verificador 4146912 e o código CRC 8B9F0EFD.