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Estudos Preliminares Nº 41/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM

 ESTUDOS PRELIMINARES Nº 41/2023

AQUISIÇÃO DE FRAGMENTADORAS DE PAPEL

PROC. SEI Nº 23.0.000021821-9

SETOR REQUISITANTE:  NÚCLEO SOCIOAMBIENTAL - NUSA

ÁREA REQUISITANTE

INTRODUÇÃO

O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento das demandas de bens e serviços do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação.

Este documento constitui a primeira etapa do procedimento de aquisição de bens e contratação de serviços para a garantia da continuidade das atividades deste Tribunal, conforme condições e especificações contidas no Termo de Referência e seus Anexos, na INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES Nº 58, DE 8 DE AGOSTO DE 2022, do Ministério da Economia, e em conformidade com a determinação constante no Ofício-Circular Nº 118/2020 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SECGER (1695573).

O Estudo Preliminar encontra embasamento no art. 18 da Lei nº 14.133/2021:

Art. 18. A fase preparatória do processo licitatório é caracterizada pelo planejamento e deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual de que trata o inciso VII do caput do art. 12 desta Lei, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias, bem como abordar todas as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação, compreendidos:

§ 1º O estudo técnico preliminar a que se refere o inciso I do caput deste artigo deverá evidenciar o problema a ser resolvido e a sua melhor solução, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica e econômica da contratação, e conterá os seguintes elementos (...)

1. DA DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

1.1 A necessidade da Administração é a aquisição de fragmentadoras de papel para utilização pelo Tribunal de Justiça do Estado do Piauí para triturar papéis inutilizados que possuam dados particulares do Tribunal ou de jurisdicionados, possibilitando assim a sua destinação para a reciclagem. O aumento da destinação de papéis à reciclagem é importante pois caracteriza um dos critérios de pontuação no Índice de Desempenho de Sustentabilidade (IDS) mensurado anualmente pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). A fragmentação de papéis possibilitará o aumento do aproveitamento desses materiais, cuja pesagem se converterá em benefícios ao TJPI na forma de pontos no ranking da sustentabilidade.

1.2 JUSTIFICATIVA

1.2.1. O Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, apesar da frequente diminuição de utilização de papel ao longo dos anos, ainda possui uma quantidade significativa de utilização de papel.

1.2.2. Ademais, a adequada gestão de resíduos faz parte do Plano de Logística Sustentável do TJPI (ciclo 2021-2026), regulamentado através da Resolução TJPI nº 242/2021.

1.2.3. Além disso, a prática da coleta seletiva pelos tribunais, em especial a reciclagem de papel, é ainda requisito de pontuação no IDS (Índice de Desempenho da Sustentabilidade) do Poder Judiciário, que por sua vez faz parte dos requisitos de pontuação do Prêmio CNJ de Qualidade.

2. DEMONSTRATIVO DA PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

2.1. Inicialmente, cumpre ressaltar que o Plano Anual de Contratação - PAC no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí foi regulamentado em novembro de 2021, por intermédio da Art. 5º, II, da Resolução Nº. 247/2021.

2.2. Vale salientar que as tratativas acerca do PAC atinente ao ano em curso encontra-se em tramitação nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000116433-7, restando pendente, ainda, sua publicação e divulgação no sítio eletrônico do Tribunal, após a sua aprovação pelo Tribunal Pleno, nos termos do Art. art.8º, III, da Resolução Nº. 247/2021.

2.3. Entretanto, a autoridade máxima deste Egrégio Tribunal de Justiça, o Senhor Desembargador Presidente Hilo de Almeida Sousa, nos termos da Decisão Nº 2284/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SECGER (4030883), exarada nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000010186-9, que versou sobre as demandas iniciais acerca da viabilidade do presente processo, AUTORIZOU a deflagração de procedimento destinado a aquisição de fragmentadoras de papel.

2.4. Nesse sentido, de igual modo, é imperioso frisar que, no Termo de Abertura Nº 638/2023 (4046494), a aludida Autoridade ratificou a necessidade da aquisição de fragmentadoras de papel, razão pela qual entende-se que o aspecto referente a previsão no PAC resta plenamente justificado.

2.6. Este procedimento encontra alinhamento, ainda, ao planejamento estratégico vigente, nos termos do item VII - PROMOÇÃO DA SUSTENTABILIDADE, que busca aperfeiçoar as ações que estimulem o uso sustentável de recursos naturais e bens públicos, a redução do impacto negativo das atividades do órgão no meio ambiente com a adequada gestão dos resíduos gerados, o uso apropriado dos recursos finitos, a promoção das contratações sustentáveis, a gestão sustentável de documentos e a qualidade de vida no ambiente de trabalho, nos termos do Planejamento Estratégico Ciclo 2021-2026 do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

2.7. A partir da presente contratação, objetiva-se ampliar o relacionamento deste Tribunal com a sociedade, com a veiculação de ações que demonstrem o esforço desta instituição em se aproximar cada vez mais do jurisdicionado, garantindo, assim, maior transparência e fortalecimento do TJPI como instituição garantidora de direitos.

2.8. A aquisição de fragmentadoras de papel consolida o TJPI como uma instituição forte, transparente e inclusiva na medida em que os papeis descartados que possuam dados particulares (do Tribunal ou de jurisdicionados) são fragmentados e doados a entidades sociais sem fins lucrativos, que fazem sua destinação à industria da reciclagem, e os recursos advindos são revertidos em favor de seus cooperados/associados.

3. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

3.1. São requisitos necessários para a presente contratação a aquisição de 05 (cinco) fragmentadoras de papel destinadas ao Departamento de Material e Patrimônio (DEPMATPAT), para que sejam solicitadas por empréstimo, conforme a necessidade das unidades integrantes do Poder Judiciário Piauiense.

3.2. Critérios e Práticas de Sustentabilidade

3.2.1. O produto adquirido deverá, preferencialmente, dispor de sistema de gerenciamento de energia (ENERGY SMART), que consiste em um sistema de economia de energia que desliga automaticamente a fragmentadora após certo tempo de uso.

3.2.2. Deverá a contratada adotar boas práticas de sustentabilidade e consciência ambiental, baseadas na otimização e economia de recursos e na redução da poluição ambiental, quando do fornecimento dos produtos a serem adquiridos, tais como uso racional de água, economia de energia elétrica, economia de materiais, separação de resíduos e materiais recicláveis.

3.2.4. Além disso, é preferível que sejam observados os requisitos ambientais para a obtenção de certificação do Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – INMETRO, como produtos sustentáveis ou de menor impacto ambiental em relação aos seus similares; e que os bens apresentem menor consumo e maior eficiência energética, aprovados no Programa Brasileiro de Etiquetagem (PBE) do Inmetro e apresentem Etiqueta Nacional de Conservação de Energia (ENCE) representada pela letra “A”, aposta ao produto e/ou em sua embalagem, se cabível.

4. ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES A SEREM CONTRATADAS

4.1. Como método de obtenção do quantitativo a ser adquirido tomou-se por base a quantidade de papel existente inutilizados, bem como a quantidade de comarcas existentes no Estado do Piauí, que poderão solicitar empréstimo dos equipamentos para utilização.

4.2. Como forma de definição do quantitativo estimado para a presente contratação, foi utilizada, ainda, a técnica qualitativa da predileção em que, não havendo números ou indicadores exatos, históricos, sociais ou econômicos para prever a demanda de estoque futura ou do quantitativo a ser adquirido, o método da predileção leva em consideração a experiência profissional dos atores envolvidos em diversas áreas da empresa ou da organização envolvida no processo. Isto posto, em atenção à experiência e conhecimento da unidade demandante - Núcleo Socioambiental deste Tribunal, o quantitativo a ser contratado mostra-se suficientemente adequado para a satisfação da necessidade apresentada, com a garantia de entrega do produto para as demandas do TJPI suficientemente adequados para garantir a correta destinação dos papéis inutilizados no âmbito do órgão.

5. LEVANTAMENTO DE MERCADO - PROSPECÇÃO E ANÁLISE DAS ALTERNATIVAS POSSÍVEIS DE SOLUÇÕES

5.1. A presente demanda deverá ser atendida por meio da a aquisição de 05 (cinco) fragmentadoras de papel para o Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

5.2. Em busca realizada junto ao Painel de Preços do Governo Federal e no Mural de Licitações do Tribunal de Contas do Estado do Piauí - TCE-PI com vistas à prospecção e análise das alternativas possíveis de soluções, verificou-se a existência de contratações similares para o poder público

5.4. Observa-se que tais contratações ocorrem, predominantemente por meio de Pregão Eletrônico.

5.4.1. Noutro giro, quando o valor da contratação permanece abaixo de R$ 57.208,33 (cinquenta e sete mil duzentos e oito reais e trinta e três centavos), qual seja o valor delineado no Decreto 11.317/2022 que atualizou os valores estabelecidos na Nova Lei de Licitações para os casos em que é dispensável a licitação para compras de bens e contratação de serviços, nota-se que a Administração Pública opta pela dispensa de licitação, tendo em vista a economia de recursos e celeridade conferida por este procedimento, em que é dispensada a realização de licitação em razão do baixo valor a ser contratado.

5.5. Dessa forma, em análise às contratações de objeto semelhante realizadas em órgãos  da Administração pública local, observa-se que é possível efetuar a presente contratação por meio de Pregão e, caso o valor da contratação permaneça abaixo do patamar estabelecido no inciso II do Art. 75 da Nova Lei de Licitações e Contratos, atualizado pelo Decreto 11.317/2022, a contratação poderá ser realizada mediante dispensa de licitação, na forma da legislação aplicada. 

6. ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

6.1. Os custos estimados com a referida contratação foram detalhados na Pesquisa de Preços Nº 70/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM (4046549):

6.2. Devidamente relacionadas as cotações, obtiveram-se os seguintes valores referenciais:

7. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO:

7.1. Para a implementação da contratação, será necessária a aquisição dos seguintes itens que deverão obedecer às especificações e quantitativos na forma que segue:

7.2. Para a contratação dos referidos serviços, não restam necessários custos adicionais relativos a instalação, assistência técnica e manutenção de materiais e serviços a serem adquiridos.

7.3. Na entrega do objeto, as despesas de tributos, encargos trabalhistas, previdenciários e demais custos  decorrentes do fornecimento e/ou substituições do objeto, indicadas pela contratante, deverão ser de responsabilidade da contratada, sem ônus para contratante.

7.4. Em face do valor referencial obtido na Pesquisa de Preços Nº 45/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM (4010868), verificou-se a possibilidade de aquisição dos itens por meio de Pregão Eletrônico, considerando o valor referencial da contratação e por tratar-se de bem comum, conforme definido no inciso XIII, art. 6º da Lei 14.133/2021, que são "aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade podem ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais de mercado".

7.5. A Constituição Federal estabelece como regra geral e condição básica à compra de bens e contratação de serviços, quando realizadas para a Administração Pública, o dever de licitar (art. 37, XXI, da CF/88).

“Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte:

XXI – ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômicas indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.” (grifo nosso)

7.6. A lei que regulamenta o dispositivo constitucional acima, Lei nº 14.133/21, no seu art. 2º, também ratifica o comando constitucional.

“Art. 2º As obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas nesta lei.” (grifo nosso)

8. JUSTIFICATIVAS PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO

8.1. O art. 40, V, alínea "b" da Lei 14.133/2021 dispõe que às aquisições de produtos realizadas pela Administração atenderão ao princípio do parcelamento, quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso.

8.1.1. Vale ressaltar que tal preceito não configura-se uma exigência absoluta, sendo admitida a exceção ao parcelamento quando o objeto a ser contratado configurar sistema único e integrado e houver a possibilidade de risco ao conjunto do objeto pretendido, nos termos do §3º, II da Lei 14.133/2021.

8.1.2. No presente caso, por tratar-se de apenas um item, não se aplica o parcelamento da solução.

9. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS, EM TERMOS DE ECONOMICIDADE E DE MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS E FINANCEIROS DISPONÍVEIS

9.1. Pretende-se, com a contratação:

9.1.1  Aperfeiçoar as ações que estimulem o uso sustentável de recursos naturais e bens públicos, a redução do impacto negativo das atividades do órgão no meio ambiente com a adequada gestão dos resíduos gerados, o uso apropriado dos recursos finitos, a promoção das contratações sustentáveis, a gestão sustentável de documentos e a qualidade de vida no ambiente de trabalho.

9.2. Com a aquisição das fragmentadoras, haverá a trituração de papéis inutilizados que possuam dados particulares do Tribunal ou de jurisdicionados, possibilitando assim a sua destinação para a reciclagem. O aumento da destinação de papéis à reciclagem é importante pois caracteriza um dos critérios de pontuação no índice de Desempenho de Sustentabilidade (IDS) mensurado anualmente pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). A fragmentação de papéis possibilitará o aumento do aproveitamento desses materiais, cuja pesagem se converterá em benefícios ao TJPI na forma de pontos no ranking da sustentabilidade.

10. PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA ADMINISTRAÇÃO PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO, INCLUSIVE QUANTO À CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES OU DE EMPREGADOS PARA FISCALIZAÇÃO E GESTÃO CONTRATUAL OU ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DA ORGANIZAÇÃO

10.1. O Tribunal de Justiça do Estado do Piauí dispõe pessoal capacitado para atuar na fiscalização, no âmbito do Núcleo Socioambiental - NUSA, e na gestão dos instrumentos resultantes da presente contratação, por intermédio da Superintendência de Gestão de Contratos e Convênios, não sendo necessária a capacitação de novos servidores para as referidas funções.

11. CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES

11.1. Em prospecção das contratações com objeto similar realizadas no âmbito deste Tribunal, não verificou-se a existência de contratações correlatas e/ou interdependentes destinadas a contratação deste serviço.

12. DESCRIÇÃO DE POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS MITIGADORAS

12.1. A presente contratação não apresenta a possibilidade de ocorrência de impactos ambientais.

13. DO ESTUDO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS

13.1. Visando eliminar e/ou diminuir a probabilidade de ocorrência de eventos negativos que impactem no regular funcionamento das atividades no âmbito das unidades judiciárias e administrativas do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, procedeu-se na realização de um estudo de gerenciamento de riscos, que tem por objetivo identificar, analisar e responder os riscos inerentes à contratação a ser realizada, utilizando-se somente dois itens da matriz, quais sejam: weaknesses (pontos fracos/fraquezas) e threats (ameaças) conforme demonstrado abaixo:

13.2. Ademais, verifica-se que, para mitigar os riscos identificados, foram descritas ações preventivas e de contingências, as quais algumas envolvem atuação efetiva do fiscal de contrato, ações administrativas internas e inclusões de cláusulas obrigacionais no eventual instrumento contratual.

13.3. Em relação à Matriz de Riscos, segue abaixo análise técnica, baseada nos eventos, nas causas, nas medidas preventivas, nas possíveis consequências e nas medidas de contingências:

Matriz de Riscos das Contratações

1 - Descrição do objeto previsto para contratação.

2 - O evento de risco incerto que, se ocorrer, afeta a realização dos objetivos da contratação.

3 - Condições que viabilizam a concretização de um evento de risco.

4 - Identificação de quais são as consequências no caso da ocorrência do risco.

5 - Avaliação de impacto e probabilidade de intercorrência

6 - Cálculo do nível de risco, com base na probabilidade e impacto.

7 - Resposta da administração ao Risco envolvido no processo de contratação.

13.3.1. Após o resultado do cálculo de probabilidade x impacto será obtido o nível do risco, que poderá ser classificado como baixo, médio, elevado e extremo, conforme tabela abaixo:

13.3.2. Tratar o risco consiste em propor ações para prevenir, transferir, mitigar ou aceitar o risco. Neste campo, deve-se descrever a ação/resposta mais adequada para o tratamento do risco identificado.

14. VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

14.1. Considerando a necessidade da contratação já demonstrada nestes Estudos Preliminares, entendemos por sua viabilidade e razoabilidade, conforme disponibilidade orçamentária da Administração deste TJPI, por meio um PREGÃO TRADICIONAL, na forma eletrônica.

Documento assinado eletronicamente por Antônia Nakeida Mousinho da Silva, Servidor TJPI, em 13/03/2023, às 10:46, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjpi.jus.br/verificar.php informando o código verificador 4046496 e o código CRC 9B501B2A.