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Estudos Preliminares Nº 35/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM

ESTUDOS PRELIMINARES Nº 35/2023

AQUISIÇÃO DE MATERIAL DE EXPEDIENTE

PROCESSO SEI Nº 23.0.000018345-8

SETOR REQUISITANTE: Departamento de Material e Patrimônio - DEPMATPAT

ÁREA REQUISITANTE

INTRODUÇÃO

O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento das demandas de bens e serviços do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação.

Este documento constitui a primeira etapa do procedimento de aquisição de bens e contratação de serviços para a garantia da continuidade das atividades deste Tribunal, conforme condições e especificações contidas no Termo de Referência e seus Anexos, na INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES Nº 58, DE 8 DE AGOSTO DE 2022, do Ministério da Economia, e em conformidade com a determinação constante no Ofício-Circular Nº 118/2020 - PRESIDENCIA/SECGER (1695573).

1. DA DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

1.1. A necessidade da Administração é a aquisição, sob demanda, incluindo o serviço de entrega, de material de expediente a ser fornecido para o Departamento de Material e Patrimônio (DEPMATPAT) do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí (TJPI), conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste ETP e seus anexos, visando atender às necessidades do TJPI.

1.2. JUSTIFICATIVA

1.2.1. A aquisição de material de expediente é essencial para atender às demandas solicitadas pelas Unidades Judiciárias e Administrativas do Poder Judiciário do Piauí. Destaca-se que o material de expediente é essencial para o dia a dia de trabalho dos Magistrados, Magistradas, Servidores, Servidoras, e demais força de trabalho do TJPI, sendo fundamental para o bom funcionamento das unidades. Ressalta-se que os materiais são importantes para a primazia do trabalho de todos os departamentos, tendo em vista, que muitos são de uso diário e contínuo.

1.2.2. A presente contratação visa o melhor atendimento das demandas por material de expediente das unidades judiciárias e administrativas do TJPI.

1.2.3. A aquisição de material de expediente na Administração Pública mostra-se necessária, pois tais itens referem-se aos materiais utilizados para a execução das atividades administrativas, tais como papel, canetas, lápis, grampeadores, pastas, envelopes, entre outros.

1.2.4. Ademais, diante da ruptura de estoque presente no DEPMATPAT, referente a diversos itens necessário para a realização das atividades administrativas no âmbito das unidades integrantes do TJPI, resta necessário o suprimento dos materiais para fins de disponibilidade em estoque, de modo a atender às solicitações das unidades.

1.2.5. Os materiais a serem adquiridos são essenciais para o funcionamento da Administração Pública, pois são utilizados para a elaboração e tramitação de documentos, arquivamento de processos, produção de relatórios e outros procedimentos administrativos.

1.2.6. A aquisição dos materiais de expediente deverá ser feita de forma a garantir a obtenção do melhor preço e qualidade dos produtos adquiridos.

1.2.2. Para a efetivação da presente contratação, deve-se considerar:

1.2.2.1. A necessidade constante de material de expediente;

1.2.2.2. A entrega de material de expediente dentro do prazo de validade;

1.2.2.3. A conveniência em não possuir estoques dos itens de material de expediente em excesso;

1.2.2.4. A redução de custos com guarda, manutenção, controle temporal e logística de distribuição às unidades judiciárias e administrativas;

1.2.2.5. A proposta mais vantajosa para a administração, observando os princípios da isonomia e de sustentabilidade.

1.2.3. A quantidade estimada estabelecida na informação (3962784), elaborada pelo DEPMATPAT, nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000113934-0, que trata-se do Ofício Nº 1161/2023 (3910491) formulado por esta SUPERINTENDÊNCIA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS - SLC, por meio do Termo de Abertura Nº 82/2023 (3912186), que, em resumo, versa sobre Solicitação de informações sobre níveis de estoque mínimo necessário para atendimento das demandas do Tribunal de Justiça do Piauí e refere-se ao consumo médio mensal entre os períodos janeiro/2022 e dezembro/2022, equivalente a 12 meses.

2. DEMONSTRATIVO DA PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

2.1. Inicialmente, cumpre ressaltar que o Plano Anual de Contratação - PAC no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí foi regulamentado em novembro de 2021, por intermédio da Art. 5º, II, da Resolução Nº. 247/2021.

2.2. Vale salientar que as tratativas acerca do PAC atinente ao ano em curso encontra-se em tramitação nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000116433-7, restando pendente, ainda, sua publicação e divulgação no sítio eletrônico do Tribunal, após a sua aprovação pelo Tribunal Pleno, nos termos do Art. art.8º, III, da Resolução Nº. 247/2021.

2.3. Entretanto, a autoridade máxima deste Egrégio Tribunal de Justiça, o Senhor Desembargador Presidente Hilo de Almeida Sousa, nos termos da Decisão Nº 2619/2023 (4050675), exarada nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000002679-4, que versou sobre as demandas iniciais acerca da viabilidade do presente processo, AUTORIZOU a deflagração de procedimento destinado a aquisição de materiais de expediente  para atender às necessidades do Tribunal de Justiça do Piauí.

2.4. Nesse sentido, de igual modo, é imperioso frisar que, no Documento de Oficialização da Demanda Nº 47/2023 (SEI nº 4022673), a aludida Autoridade ratificou a necessidade a aquisição de bens (Material de Consumo) para o DEPMATPAT, de modo a atender às necessidades do Tribunal de Justiça do Piauí, razão pela qual entende-se que o aspecto referente a previsão no PAC resta plenamente justificado.

2.5. A presente contratação encontra previsão no Plano Anual de Contratações para 2023 que, embora devidamente elaborado nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000046050-1, encontra-se em fase final de formalização, nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000116433-7, restando pendente, ainda, sua publicação e divulgação no sítio eletrônico do Tribunal, após a sua aprovação pelo Tribunal Pleno, nos termos do Art. art.8º, III, da Resolução Nº. 247/2021.

2.4. Este procedimento encontra alinhamento, ainda, ao planejamento estratégico vigente, nos termos do item IX - APRIMORAMENTO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA E DA GOVERNANÇA JUDICIÁRIA, que visa formular colaborativamente estratégias que busquem maior eficiência através das melhores práticas de gestão, nos termos do Planejamento Estratégico - Ciclo (2021-2026) do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí (TJPI).

2.5. A partir da presente contratação, objetiva-se formular, implantar e monitorar estratégias flexíveis e aderentes às especificidades locais, regionais e próprias de cada segmento de justiça do Poder Judiciário, produzidas de forma colaborativa pelos magistrados, servidores, pela sociedade e pelos atores do sistema de justiça.

3. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

3.1. Para a implementação da contratação, o fornecimento será parcelado de acordo com a necessidade da Unidade relacionada neste ETP, conforme solicitação formal prévia por parte do respectivo fiscal do contrato;

3.1.1. A Unidade Demandante terá nomeado um fiscal e suplente, para controlar o cumprimento das cláusulas contratuais, realizar pedidos diretamente ao Fornecedor contratado, receber e conferir as entregas, bem como apresentar relatórios qualitativo e quantitativo de fornecimento do objeto;

3.1.2. Os materiais deverão ser entregues, rigorosamente, dentro das especificações estabelecidas no Edital e seus anexos, sendo que a inobservância desta condição implicará na recusa formal e aplicação das penalidades;

3.1.3. O fornecimento do material de expediente será realizado sob demanda, os produtos deverão estar na validade vigente;

3.1.4. A contratada deverá entregar o material de expediente em embalagens fechadas, bem conservadas e limpas. Não será aceito a entrega de material de expediente danificado, rachado, arranhado ou sujo, sendo necessária a substituição do mesmo sem ônus para a contratante. Caso seja identificado deformidades nos produtos após a entrega, estes serão separados e devolvidos para a contratada;

3.1.5. Em hipótese alguma será aceito material diferente do que foi cotado, que esteja com avarias ou defeito de fabricação, ou que não atender às especificações do Edital;

3.1.6. A empresa contratada, quando da entrega de pedidos, deverá respeitar o horário de expediente das Unidades constantes no item 9 deste ETP.

3.2. Especificamente no tocante ao "Item - PAPEL A4", solicitou-se informação junto ao DEPMATPAT, nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000022815-0 quanto à necessidade de registro do item, tendo a unidade informado a imprescindibilidade de sua aquisição, tendo em vista a existência de diversas impressoras de propriedade do próprio Tribunal que não são objeto do Contrato de locação (outsourcing) Nº 126/2022, que fornece papéis, restando necessário, para estes casos específicos, o fornecimento, por parte do próprio Tribunal, de papéis para impressão de documentos.

3.3. Critérios e Práticas de Sustentabilidade

3.3.1. O contratado deverá utilizar, quando disponíveis no mercado, materiais que sejam reciclados, reutilizados e biodegradáveis, bem como priorizar o emprego de mão-de-obra, materiais, tecnologias e matérias-primas de origem local para execução e operação do objeto, bem como respeitar as Normas Brasileiras (NBR) publicadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) sobre resíduos sólidos.

3.3.2. Deverá a contratada adotar boas práticas de sustentabilidade, baseadas na otimização e economia de recursos e na redução da poluição ambiental, quando da execução dos serviços contratados, tais como uso racional de água, economia de energia elétrica, economia de materiais, separação de resíduos e materiais recicláveis.

3.3.3. Além disso, é importante que a Administração Pública promova o uso consciente dos materiais de expediente, evitando desperdícios e adotando práticas sustentáveis, como a utilização de papel reciclado e a redução do consumo de energia elétrica.

3.3.4. Dessa forma, considerando a necessidade de implantação de práticas de sustentabilidade, deve-se contratar empresas que sejam comprometidas com a sustentabilidade.

3.3.5. Visando um maior desenvolvimento nacional sustentável, a presente aquisição observará os princípios da economicidade, eficácia, eficiência para melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais, de forma a utilizar-se da menor quantidade possível de recursos que causem impactos negativos para a sociedade e para o meio ambiente, com a contratação de produtos acondicionados preferencialmente em embalagens individuais adequadas, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento.

3.3.6. Preocupação em atendimento ao Plano de Logística Sustentável do TJPI (2021-2026).

3.3.7. Dessa forma, considerando a necessidade de implantação de práticas de sustentabilidade, deve-se priorizar contratar empresa fornecedora que seja comprometida com a sustentabilidade.

4. ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES A SEREM CONTRATADAS

4.1. A Lei nº 14.133/2021, estabelece em seu artigo 40, inciso V, alínea "b", como princípio, entre outros, o do parcelamento, "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso", dispondo sobre algo similar no seu artigo 47, inciso II, mencionando o princípio do parcelamento como obrigatório "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso".

4.2. Dessa forma, a compra efetuada deverá ser entregue no local e nas quantidades globais especificadas, conforme sejam solicitadas.

4.3. O método utilizado para a obtenção da quantidade a ser adquirida tomou por base a QUANTIDADE CONSUMIDA das últimas Atas de Registro de Preços correspondentes a cada item, cujos valores encontram-se registrados no "Sistema Licitações do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí" e correspondem à Quantidade Registrada subtraída do Saldo Interno, conforme demonstrativo que segue:

4.4. Como método de obtenção dos quantitativos a serem registrados tomou-se por base, ainda, a quantidade estimada estabelecida na informação (3962784) e na Manifestação Nº 5599/2023 (3962134), elaborada pelo DEPMATPAT, nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000113934-0, que trata-se do Ofício Nº 1161/2023 (3910491) formulado por esta SUPERINTENDÊNCIA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS - SLC, por meio do Termo de Abertura Nº 82/2023 (3912186), que, em resumo, versa sobre Solicitação de informações sobre níveis de estoque mínimo necessário para atendimento das demandas do Tribunal de Justiça do Piauí e refere-se ao consumo médio mensal entre os períodos janeiro/2022 e dezembro/2022, cujos quantitativos mostram-se suficientes para atender aos pedidos realizados nos próximos 12 (doze) meses (necessidade de licitar), com projeção de suficiência de estoque para 16 (dezesseis) meses, de modo a garantir o fornecimento ininterrupto dos materiais registrados e evitar ruptura de estoque no âmbito do DEPMATPAT.

5. LEVANTAMENTO DE MERCADO - PROSPECÇÃO E ANÁLISE DAS ALTERNATIVAS POSSÍVEIS DE SOLUÇÕES

5.1. Realizada a prospecção e análise de alternativas possíveis de solução, conforme mandamento contido no Art. 7º da Instrução Normativa Nº 40/2020 do Ministério da Economia, verificou-se que o atendimento às demandas de material de expediente para fins de abastecimento das unidades administrativas e judiciárias deste Tribunal de Justiça e em diversos órgãos são realizadas, predominantemente, através do Sistema de Registro de Preços (SRP).

5.2. Ademais, o sistema de aquisição por preços registrados não obriga à Administração contratar todo o quantitativo registrado. Dessa forma, o quantitativo fixado na ARP não será revertido, necessariamente, em custos adicionais para a Administração, mas tão somente serão adquiridos à medida que forem demandados por cada unidade.

5.3. Segue o rol exemplificativo de aquisições recentes de material de expediente, por meio de SRP, realizadas por órgãos locais e regionais, cujo porte estrutural assemelha-se ao deste Tribunal: 

*Pesquisa realizada no Sistema do Mural de Licitações do Tribunal de Constas do estado do Piauí - TCE-PI (https://sistemas.tce.pi.gov.br/licitacoesweb/mural/) em 03/2023.

5.4. Diante dos resultados obtidos, observa-se que o Sistema de Registro de Preços é a alternativa mais apropriada para o registro e aquisição de MATERIAIS DE EXPEDIENTE, visando à reposição do estoque para atendimento das demandas das diversas unidades judiciárias e administrativas do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

5.5. Dessa forma, sugere-se a adoção da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, por meio do sistema de registro de preços, na forma da Lei nº 14.133/2021.

6. ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

6.1. Os custos estimados com a referida aquisição serão detalhados nas cotações públicas e na pesquisa de preço a serem juntadas aos presentes autos.

7. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO

7.1. Para a implementação da contratação, será necessária a aquisição dos seguintes itens que deverão obedecer às especificações e quantitativos abaixo descritos:

7.2. Sugere-se a adoção da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, por meio do sistema de registro de preços, na forma da Lei nº 14.133/2021 e do Decreto nº 7.892/2013, art. 3º e seus incisos, em face:

7.2.1. A necessidade de contratações frequentes;

7.2.2. A conveniência das entregas serem parceladas, a fim de que não haja acúmulo de material em estoque, correndo-se o risco de perca precoce por deterioração, roubos ou demais causas;

8. JUSTIFICATIVAS PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO

8.1. A Lei nº 14.133/2021, estabelece em seu artigo 40, inciso V, alínea "b", como princípio, entre outros, o do parcelamento, "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso", dispondo sobre algo similar no seu artigo 47, inciso II, mencionando o princípio do parcelamento como obrigatório "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso".

8.2. No presente caso, considerando a viabilidade técnica, a solução foi parcelada em itens, obedecendo à regra prevista no instrumento legal supracitado, de modo a viabilizar o fornecimento dos materiais para diversas empresas, promovendo, portanto, ampla participação, competitividade e vantagem econômica ao certame.

9. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS, EM TERMOS DE ECONOMICIDADE E DE MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS E FINANCEIROS DISPONÍVEIS

9.1. A contratação objetiva a eficiência operacional interna, a humanização do serviço, a desburocratização, a simplificação de processos internos, o fortalecimento da autonomia administrativa e financeira do TJPI e a adoção das melhores práticas de gestão documental, gestão da informação e otimização de processos de trabalho com o intuito de melhorar o serviço prestado ao cidadão.

9.2. Com o fornecimento, sob demanda, de material de expediente, pretende-se sanar a necessidade constante de material de expediente; adquirir o produto dentro do prazo de validade; e manter o estoque mínimo dos produtos para o atendimento ininterrupto das demandas das unidades judiciárias e administrativas do TJPI em Teresina - PI, sem comprometer o espaço do Almoxarifado do DEPMATPAT.

10 PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA ADMINISTRAÇÃO PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO, INCLUSIVE QUANTO À CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES OU DE EMPREGADOS PARA FISCALIZAÇÃO E GESTÃO CONTRATUAL OU ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DA ORGANIZAÇÃO

10.1. O TJPI dispõe pessoal capacitado para o recebimento, manejo, controle e transporte dos itens a serem adquiridos através do DEPMATPAT, assim como servidores aptos para atuarem na fiscalização e na gestão dos instrumentos resultantes do presente registro, não sendo necessária a capacitação de novos servidores para as referidas funções.

11. CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES

11.1. Em prospecção das contratações com objeto similar realizadas no âmbito deste Tribunal, não verificou-se a existência de contratações correlatas e/ou interdependentes destinadas a contratação deste serviço.

12. DESCRIÇÃO DE POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS MITIGADORAS

12.1. A aquisição observará os princípios da economicidade, eficácia, eficiência para melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais, de forma a utilizar-se da menor quantidade possível de recursos que causem impactos negativos para a sociedade e para o meio ambiente, com a contratação de produtos acondicionados preferencialmente em embalagens individuais adequadas, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento.

12.2. Com relação aos itens a serem adquiridos, deverá ser observado o descarte responsável de materiais, configurando-se esta medida fundamental para minimizar o impacto ambiental causado pelo descarte inadequado de resíduos.

12.3. Para minimizar o impacto, é importante seguir as seguintes medidas:

12.3.1. Redução: Deverá ser observada a minimização da quantidade de materiais que precisam ser descartados. Isso pode ser feito através da redução do consumo e da reutilização de materiais, com as unidades requisitantes solicitando apenas o necessário para o desenvolvimento das atividades no setor.

12.3.2. Reciclagem: Muitos materiais a serem registrados podem ser reciclados, reduzindo a quantidade de resíduos que precisam ser descartados.

12.3.3. Coleta seletiva: A coleta seletiva é uma forma de separar os resíduos em diferentes categorias, facilitando o processo de reciclagem. É importante que os materiais sejam separados corretamente e encaminhados para os locais adequados de reciclagem.

12.3.4. Descarte adequado: alguns materiais não podem ser reciclados e precisam ser descartados de forma adequada. Pilhas, baterias, lâmpadas, eletrônicos e produtos químicos são exemplos de materiais que precisam ser descartados de forma específica.

13. DO ESTUDO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS

13.1. Visando eliminar e/ou diminuir a probabilidade de ocorrência de eventos negativos que impactem no regular funcionamento das atividades no âmbito das unidades judiciárias e administrativas do TJPI, procedeu-se na realização de um estudo de gerenciamento de riscos, que tem por objetivo identificar, analisar e responder os riscos inerentes à contratação a ser realizada, utilizando-se somente dois itens da matriz, quais sejam: weaknesses (pontos fracos/fraquezas) e threats (ameaças), conforme demonstrado abaixo:

13.2. Ademais, verifica-se que, para mitigar os riscos identificados, foram descritas ações preventivas e de contingências, as quais algumas envolvem atuação efetiva do fiscal de contrato, ações administrativas internas e inclusões de cláusulas obrigacionais no eventual instrumento contratual.

14. VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

14.1. Considerando a necessidade da contratação já demonstrada neste ETP, entendemos por sua viabilidade e razoabilidade, conforme disponibilidade orçamentária da Administração deste TJPI.

Atenciosamente,

IGOR MENDES CARVALHO

Coordenador do Departamento de Material e Patrimônio - DEPMATPAT/TJ-PI

Documento assinado eletronicamente por Igor Mendes Carvalho, Diretor do Departamento de Material e Patrimônio, em 14/03/2023, às 14:50, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjpi.jus.br/verificar.php informando o código verificador 4022674 e o código CRC 8F3ED39D.