SEI/TJPI - 4204932 - Estudos Preliminares

PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO PIAUÍ

SEÇÃO DE COMPRAS - SECCOM

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Teresina - PI - www.tjpi.jus.br

LOCAÇÃO DE AUDITÓRIO PARA REALIZAÇÃO DO I ENCONTRO REGIONAL DE TRABALHO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO PIAUÍ

O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento da demanda que tem como finalidade locação de Auditório para realização do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí, evento este que será realizado em São Raimundo Nonato, nos dias 25 e 26 de maio de 2023.

Este documento constitui a primeira etapa do procedimento de aquisição de bens e contratação de serviços para a garantia da continuidade das atividades deste Tribunal, conforme condições e especificações contidas no Termo de Referência e seus Anexos, na INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES Nº 58, DE 8 DE AGOSTO DE 2022, do Ministério da Economia, e em conformidade com a determinação constante no Ofício-Circular Nº 118/2020 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SECGER (1695573).

A presente contratação visa ao atendimento das necessidades manifestadas pelo grupo de trabalho do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça - ENCONTROREGIONAL no Memorando Nº 1324/2023 (4151417), nos autos do Processo Originário SEI Nº 23.0.000036314-6.

1.1. O objeto desta solução é a viabilização da locação de auditório para realização do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí -TJPI, evento este que será realizado em São Raimundo Nonato, nos dias 25 e 26 de maio de 2023.

1.2.1. A locação do imóvel em questão justifica-se pela necessidade de se ter um local para a realização do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí, evento este que será realizado em São Raimundo Nonato, nos dias 25 e 26 de maio de 2023, o qual atenda o quantitativo esperado para o susodito encontro. O evento tem como principal objetivo troca de experiências e padronização de processos de trabalho, abrangendo a região Sudeste do Piauí.

1.2.2. O intuito da contratação em tela é locar um ambiente agradável que possa proporcionar comodidade, funcionalidade e segurança, além de viabilizar as melhores condições para as pautas que serão expandidas no evento. Um espaço físico adequado propicia um cenário mais afável para as atividades a serem desenvolvidas, o que pode favorecer mais concentração, a participação ativa e a interação entre os participantes, facilitando a absorção e assimilação das informações compartilhadas durante o evento.

1.2.3. Um espaço bem estruturado para o I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí colabora para a imagem profissional do evento, podendo assim induzir positivamente a percepção dos participantes em relação ao encontro e a sua organização, além de promover a interação informal entre os participantes, permitindo a troca de ideias, contatos e experiências, o que pode resultar em oportunidades de parcerias ou colaborações futuras.

1.2.4. Por tudo o que foi mencionado, compreende-se que a contratação em questão, atende, não só o interesse público, mas também vai gerar satisfação para os clientes interno e externo, quais sejam: Autoridades, Desembargadores, Magistrados, Servidores e Público em geral.

1.2.5. Portanto, a presente aquisição está diretamente relacionada com os objetivos estratégicos de Garantir infraestrutura adequada e melhores condições de trabalho, o que implica necessariamente, na busca da preservação segurança dos servidores do Tribunal de Justiça do estado do Piauí - TJPI.

2. DEMONSTRATIVO DA PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

2.1. Inicialmente, cumpre ressaltar que o Plano Anual de Contratação - PAC no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí foi regulamentado em novembro de 2021, por intermédio da Art. 5º, II, da Resolução Nº. 247/2021.

2.2. Vale salientar que as tratativas acerca do PAC atinente ao ano em curso encontra-se em tramitação nos autos do Processo SEI Nº 23.0.00001823-6, restando pendente, ainda, sua publicação e divulgação no sítio eletrônico do Tribunal, após a sua aprovação pelo Tribunal Pleno, nos termos do Art. art.8º, III, da Resolução Nº. 247/2021. Destaca-se que a presente contratação não se encontra prevista no Plano Anual de Contratações para 2023 que, embora devidamente elaborado nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000046050-1, encontra-se em fase final de formalização, nos autos do Processo SEI Nº 22.0.000116433-7, restando pendente, ainda, sua publicação e divulgação no sítio eletrônico do Tribunal, após a sua aprovação pelo Tribunal Pleno, nos termos do Art. art.8º, III, da Resolução Nº. 247/2021.

2.3. Entretanto, a autoridade máxima deste Egrégio Tribunal de Justiça, o Senhor Desembargador Presidente Hilo de Almeida Sousa, nos termos da Decisão Nº 5395/2023 - PPRESIDENCIA (4218932), exarada nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000036314-6, que versou sobre as demandas iniciais acerca da viabilidade do presente processo, AUTORIZOU a deflagração de procedimento destinado à locação de auditório para realização do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí, que ocorrerá em São Raimundo Nonato - PI, nos dias 25 e 26 de maio de 2023.

2.4. Nesse sentido, de igual modo, é imperioso frisar que, no Documento de Oficialização da Demanda Nº 97/2023 (SEI nº 4202525), a aludida Autoridade ratificou a necessidade da referida contratação para ser apresentada no I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piau para atender às necessidades do Tribunal de Justiça do Piauí, razão pela qual entende-se que o aspecto referente a previsão no PAC resta plenamente justificado.

2.5. Este procedimento encontra alinhamento, ainda, ao planejamento estratégico vigente, nos termos do item II - AMPLIAÇÃO DA RELAÇÃO INSTITUCIONAL DO JUDICIÁRIO COM A SOCIEDADE, que adota estratégias de comunicação e de procedimentos objetivos, ágeis e em linguagem de fácil compreensão, visando à transparência e ao fortalecimento do TJPI como instituição garantidora de direitos. Abrange a atuação interinstitucional integrada e sistêmica, com iniciativas voltadas à solução de problemas públicos que envolvam instituições do Estado e da sociedade civil, nos termos do Planejamento Estratégico Ciclo 2021-2026 do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

3.1. A presente contratação visa o atendimento das necessidades manifestadas pelo grupo de trabalho do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça - ENCONTROREGIONAL no Memorando Nº 1324/2023 (4151417), nos autos do Processo Originário SEI Nº 23.0.000036314-6.

3.2. A seleção do Centro Diocesano Dom Inocêncio levar em consideração o fato de ter constatado que apenas esse auditório é apropriado para receber os participantes do referido evento, como consta no Memorando Nº 1324/2023 (4151417), nos autos do Processo Originário SEI Nº 23.0.000036314-6. O local possui uma localização e estrutura capaz de comportar os participantes previstos, sendo fundamental a locação desse ambiente, a fim de fornecer um local com conforto e instalações adequadas para acomodar de maneira eficaz os Autoridades, Servidores e Público em geral.

3.3. Desta feita, a presente contratação adequa-se como contratação direta por inexigibilidade de licitação, fundamentada no Art. 74, inciso V, § 5º da Lei nº 14.133/2021 na forma que segue:

Art. 74. É inexigível a licitação quando inviável a competição, em especial nos casos de:

V - aquisição ou locação de imóvel cujas características de instalações e de localização tornem necessária sua escolha.

§ 5º Nas contratações com fundamento no inciso V do caput deste artigo, devem ser observados os seguintes requisitos:

I - avaliação prévia do bem, do seu estado de conservação, dos custos de adaptações, quando imprescindíveis às necessidades de utilização, e do prazo de amortização dos investimentos;

II - certificação da inexistência de imóveis públicos vagos e disponíveis que atendam ao objeto;

III - justificativas que demonstrem a singularidade do imóvel a ser comprado ou locado pela Administração e que evidenciem vantagem para ela.

3.4. Extrai-se da leitura dos dispositivos mencionados que, se somente um único imóvel for capaz de atender à necessidade da Administração, estará, portanto, justificada a inexigibilidade de licitação, por inviabilidade de competição, devendo ser observados, na contratação direta, os seguintes requisitos: 1) avaliação prévia do bem, do seu estado de conservação, dos custos de adaptações, quando imprescindíveis às necessidades de utilização, e do prazo de amortização dos investimentos; 2) certificação da inexistência de imóveis públicos vagos e disponíveis que atendam ao objeto; e 3) justificativas que demonstrem a singularidade do imóvel a ser locado pela Administração e que evidenciem vantagem para ela.

3.5. Visando ao cumprimento dos requisitos exigidos e, de modo a subsidiar a presente contratação, no Memorando Nº 1324/2023 - ENCONTROREGIONAL, foi realizada visita técnica em São Raimundo Nonato - PI, e, a partir disso, certificou-se que o único auditório apto a receber os participantes do evento é o localizado no Centro Diocesano Dom Inocêncio, gerido pela ASSOCIACAO SOCIAL SANRAIMUNDENSE, CNPJ: 73.806.242/0001-40, tendo em vista a sua capacidade, localização, estrutura (som, imagem, climatização) e segurança.

3.5.1. Nesse sentido, a Superintendência de Engenharia e Arquitetura - SENA emitiu o Relatório Nº 1481/2023 - SENA (4213617) nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000036314-6, constatando o que segue:

O imóvel encontra-se em bom estado de conservação, com padrão de acabamento normal, localizado em região com infraestrutura urbana completa, boa localização, na região central, em via de fácil acesso. Não há necessidade de adaptação para atender a finalidade objeto destes autos.

O imóvel possui acabamento interno em paredes em pintura acrílica, esquadrias de vidro, piso em porcelanato, forro em pvc, instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias em bom estado.

Ressalta-se que por meio de visita técnica realizada em São Raimundo Nonato - PI, constatou-se que o único auditório apto a receber os participantes do evento é o localizado no Centro Diocesano Dom Inocêncio, de propriedade da Diocese local, tendo em vista a sua capacidade, localização, estrutura (som, imagem, climatização) e segurança.

Considerando o Memorando Nº 1324/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/ENCONTROREGIONAL (4151417), em que o ENCONTRO REGIONAL DE TRABALHO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA - ENCONTROREGIONAL informa a visita técnica realizada em São Raimundo Nonato - PI, e constatou que o único auditório apto a receber os participantes do evento é o localizado no Centro Diocesano Dom Inocêncio, de propriedade da Diocese local, tendo em vista a sua capacidade, localização, estrutura (som, imagem, climatização) e segurança.

Considerando que o imóvel encontra-se em bom estado de conservação, com padrão de acabamento normal, localizado em região com infraestrutura urbana completa, boa localização, na região central, em via de fácil acesso.

Considerando que não há necessidade de adaptação para atender a finalidade objeto destes autos.

Considerando-se as características físicas das edificações, observando-se os aspectos relativos à área de construção, padrão de acabamento, estado de conservação, instalações prediais, acessibilidade, funcionalidade, ergonomia, higiene e salubridade, em conformidade com a resolução nº 114, de 20 de abril de 2010.

Considerando-se a necessidade de locação de imóvel para sediar o I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí, nos dias 25 e 26 de maio do corrente ano.

Esta Superintendência entende que foram atendidos os aspectos atinentes às exigências contidas no Art. 74, §5º e seus incisos da Lei Nº 14.133/2021¹."

3.5.1.1. A partir das informações apresentadas, a Superintendência de Engenharia e Arquitetura - SENA conclui, no Relatório Nº 1481/2023 - SENA (4213617) formalizado nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000036314-6, que foram atendidos os aspectos atinentes às exigências contidas no Art. 74, §5º e seus incisos da Lei Nº 14.133/2021, configurando-se o espaço do Centro Diocesano Dom Inocêncio, conforme Orçamento Apresentado na Proposta de Preço Doc. SEI Nº 4216387, como imóvel cujas características de instalações e de localização tornem necessária sua escolha.

3.6. À vista disso, nota-se que o imóvel em questão é o único capaz de atender a necessidade da Administração, em razão de sua estrutura atender ao quantitativo do público esperado (cerca de 150 pessoas/dia), o que torna a realização possível e proporcionará um ambiente agradável e cômodo, com funcionalidade e segurança, de modo a viabilizar a melhor estrutura física e as condições necessárias para o desenvolvimento das pautas previstas para o evento, como palestras, encontros, apresentações musicais e culturais, montagem de buffet, recepção de autoridades, etc. A disponibilização de espaço adequado propiciará um cenário mais acolhedor para as atividades que serão desenvolvidas, o que pode favorecer mais concentração, a participação ativa e a interação entre os participantes, facilitando a absorção e assimilação das informações compartilhadas durante o evento.

3.7.1. Considerando a necessidade de implementação de práticas de sustentabilidade, deve-se priorizar a contratação de profissionais que sejam comprometidos com a sustentabilidade ambiental.

3.7.2. Para tanto, os profissionais deverão seguir as legislações ambientais com a finalidade de reduzir os impactos ao meio ambiente.

3.7.3. Visando a fomentar o desenvolvimento nacional sustentável, a contratação observará os princípios da economicidade, eficácia e eficiência para melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais, de forma a utilizar-se da menor quantidade possível de recursos que causem impactos negativos para a sociedade e para o meio ambiente, promovendo o desenvolvimento de habilidades profissionais dos servidores, viabilizando a implementação de políticas, métodos e práticas adotados na gestão de comportamentos internos do órgão e favorecendo o desenvolvimento, a capacitação, a relação interpessoal, a saúde e a cooperação.

4.1. Locação de auditório para realização do I ENCONTRO REGIONAL DE TRABALHO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO PIAUÍ, conforme informação contida no Memorando Nº 1324/2023 (4151417), formalizado nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000036314-6, ratificada no Documento de Oficialização da Demanda Nº 97/2023 (4202525).

5. LEVANTAMENTO DE MERCADO - PROSPECÇÃO E ANÁLISE DAS ALTERNATIVAS POSSÍVEIS DE SOLUÇÕES

5.1. Os custos estimados para a referida contratação serão obtidos a partir da comprovação prévia de conformidade dos valores com os praticados em contratações semelhantes de objetos de mesma natureza, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo, conforme art. 23, § 4º da Lei nº14.133/2021 e art. 7º, §§ 1º e 2º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 (aplicável supletivamente, na forma autorizada pelo art. 187 da Lei nº 14.133/2021), como consta no Anexo (4130108).

6.1. A contratação será no valor de R$ 2.000,00 (quatro mil reais) conforme Proposta de Preços Anexo SEI (4216387) e demonstrativo constante na Tabela Nº 31/2023 - SECCOM (4216409). O preço revela-se adequado quando comparado com valores de contratações semelhantes, consoante cópias de Notas Fiscais emitidas em favor do pretenso contratado (Doc. SEI 4216391), demonstrando que o valor proposto corresponde aos praticados no mercado e corroborando o custo alçado pela Administração com vistas à locação do auditório. A documentação em questão visa satisfazer o mandamento do art. 23, § 4º da Lei nº14.133/2021 e art. 7º, §§ 1º e 2º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 (aplicável supletivamente, na forma autorizada pelo art. 187 da Lei nº 14.133/2021).

7.1. A solução pretendida consiste na locação de auditório para realização do I ENCONTRO REGIONAL DE TRABALHO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO PIAUÍ, evento este que será realizado em São Raimundo Nonato, nos dias 25 e 26 de maio de 2023 no Auditório do Centro Diocesano Dom Inocêncio, gerido pela ASSOCIACAO SOCIAL SANRAIMUNDENSE, CNPJ: 73.806.242/0001-40, localizado na Praça Comendador Piauilino, 185, Centro, São Raimundo Nonato - PI.

7.2. A presente contratação adequa-se como contratação direta por inexigibilidade de licitação, fundamentada no Art. 74, inciso V, § 5º da Lei nº 14.133/2021, enquadrando-se o objeto do pleito como aquisição ou locação de imóvel cujas características de instalações e de localização tornem necessária sua escolha, conforme visita técnica que certificou que o referido auditório é o único imóvel apto a abrigar o evento do porte do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí, considerando os aspectos de área de construção, padrão de acabamento, estado de conservação, instalações prediais, acessibilidade, funcionalidade, ergonomia, higiene e salubridade, em conformidade com a resolução nº 114, de 20 de abril de 2010, nos termos do Relatório Nº 1481/2023 - SENA (4213617).

8.1. Em regra, a aquisição de materiais e serviços deverão ser divididas em tantas parcelas quantas se comprovarem técnica e economicamente viáveis, procedendo-se à licitação com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e à ampliação da competitividade sem perda da economia de escala.

8.2. Diante de tal realidade, a Administração deve buscar mecanismos participativos que envolvam o maior número possível de fornecedores, visando à competitividade, definindo critérios e condições nos termos da legislação que regulamenta os procedimentos licitatórios objetivando-se tutelar a credibilidade e lisura da própria licitação pública, sem conduzir, no entanto, o processo à burocratização e ao detalhismo que podem levar à ausência de interessados no certame e à falta de propostas.

8.3. No presente caso, não foi adotado o parcelamento da solução em diversas parcelas, visto tratar-se de um item único, devendo ser fornecido por único contratado.

9. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS, EM TERMOS DE ECONOMICIDADE E DE MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS E FINANCEIROS DISPONÍVEIS

9.1. Consoante as perspectivas estratégicas delineadas no Plano Estratégico do Tribunal de Justiça do Piauí, pretende-se atingir como resultados da presente contratação:

9.1.4. Contribuir para o sucesso do I Encontro Regional de Trabalho do Tribunal de Justiça do Piauí;

9.1.6. Garantir condições de alocação mínimas aos participantes do evento;

10. PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA ADMINISTRAÇÃO PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO, INCLUSIVE QUANTO À CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES OU DE EMPREGADOS PARA FISCALIZAÇÃO E GESTÃO CONTRATUAL OU ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DA ORGANIZAÇÃO

10.1. O Tribunal de Justiça do Estado do Piauí dispõe pessoal capacitado para atuar na fiscalização, no âmbito do Cerimonial - CER, e na gestão dos instrumentos resultantes da presente contratação, por intermédio da Superintendência de Gestão de Contratos e Convênios - SGC, não sendo necessária a capacitação de novos servidores para as referidas funções.

11.1. Em prospecção das contratações com objeto similar realizadas no âmbito deste Tribunal, não verificou-se a existência de contratações correlatas e/ou interdependentes destinadas a contratação deste serviço.

12. DESCRIÇÃO DE POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS MITIGADORAS

12.1. A presente contratação não apresenta a possibilidade de ocorrência de impactos ambientais.

13.1. Visando eliminar e/ou diminuir a probabilidade de ocorrência de eventos negativos que impactem no regular funcionamento das atividades no âmbito das unidades judiciárias e administrativas do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, procedeu-se na realização de um estudo de gerenciamento de riscos, que tem por objetivo identificar, analisar e responder os riscos inerentes à contratação a ser realizada, utilizando-se somente dois itens da matriz, quais sejam: weaknesses (pontos fracos/fraquezas) e threats (ameaças) conforme demonstrado abaixo:

13.2. Ademais, verifica-se que, para mitigar os riscos identificados, foram descritas ações preventivas e de contingências, as quais algumas envolvem atuação efetiva do fiscal de contrato, ações administrativas internas e inclusões de cláusulas obrigacionais no eventual instrumento contratual.

14.1. Considerando a necessidade da contratação já demonstrada nestes Estudos Preliminares, entende-se por sua viabilidade e razoabilidade, conforme disponibilidade orçamentária da Administração, a qual será inserida nos autos, oportunamente, após deliberação superior do Cerimonial - CER.

RISCO Weaknesses (fraquezas)	Probabilidade	Impacto	Ação Preventiva	Ação de Contingência	Responsável
• Falta de Orçamento para a demanda plena da contratação.	• Baixa	• Alto	• A contratação somente será formalizada após a garantia, nos autos, de que existe disponibilidade orçamentária.	• Acionar a Superintendência de Orçamento e Finanças para providenciar o remanejamento do orçamento do exercício financeiro ou, em último caso, suspender a contratação em comento.	• SOF, SGC
RISCO Threads (ameaças)	Probabilidade	Impacto	Ação Preventiva	Ação de Contingência	Responsável
• Interrupção do fornecimento dos serviços por parte da empresa contratada.	• Baixa	• Alto	• Garantir que a empresa possua pleno conhecimento de suas obrigações assumidas no Contrato e das consequentes sanções a serem aplicadas em caso de descumprimento.	• Verificada a irregularidade, o Fiscal deverá notificar a Autoridade Competente para adoção das medidas cabíveis, com base na legislação em vigore e instrumento contratual firmado.	• SGC, Fiscal do Contrato
• Locação não possuir infraestrutura necessária para a realização do evento	• Baixa	• Alto	• Verificar junto à unidade demandante (CER) e à unidade técnica (SENA) para a confecção de relatório que certifique que o local atenda às necessidades do TJPI para a realização do evento,	• Alocar o evento para outro imóvel.	• Demandante (CER), SENA, Fiscal do Contrato