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Documento de Oficialização da Demanda Nº 112/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM

DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA Nº 112/2023

CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO DE DIGITALIZAÇÃO DE ACERVO DA SECRETARIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS - SOF

PROCESSO SEI Nº 23.0.000048588-8

1. IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA

1.1. UNIDADE DEMANDANTE

1.2. RESPONSÁVEL PELA UNIDADE DEMANDANTE

1.3. INDICAÇÃO DO FISCAL TITULAR DO CONTRATO

1.4. INDICAÇÃO DO FISCAL SUPLENTE DO CONTRATO

2. NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO E DESCRIÇÃO SUCINTA DA SOLUÇÃO

2.1. O objeto desta solução é a contratação de serviço de digitalização de acervo localizado na sala onde anteriormente encontrava-se instalada a Secretaria de Orçamento e Finanças - SOF, no prédio do Tribunal de Justiça do estado do Piauí, localizada na Praça Edgar Nogueira, Centro - Cívico, Cabral.

3. MOTIVAÇÃO / JUSTIFICATIVA

3.1. Os princípios da eficiência, do interesse público, da transparência, da economicidade e do desenvolvimento nacional sustentável, encontram-se elencados no art. 5° da Lei 14.133/2021 - Lei de Licitações e Contratos, na forma que segue: 

"Art. 5º Na aplicação desta Lei, serão observados os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da eficiência, do interesse público, da probidade administrativa, da igualdade, do planejamento, da transparência, da eficácia, da segregação de funções, da motivação, da vinculação ao edital, do julgamento objetivo, da segurança jurídica, da razoabilidade, da competitividade, da proporcionalidade, da celeridade, da economicidade e do desenvolvimento nacional sustentável, assim como as disposições do Decreto-Lei nº 4.657, de 4 de setembro de 1942 (Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro)." (Grifo nosso)

3.2. Em observância aos princípios norteadores da referida lei, a contratação de serviço de digitalização de acervo, justifica-se pela necessidade de existir grande quantidade de arquivos e a inexistência de servidores em quantidade suficiente para realizar de forma rápida e eficiente. A digitalização de documentos gera uma economia de espaço físico onde existe grande vulto de papel, podendo assim, liberar espaço em salas e reduzir os custos associados ao armazenamento físico, como a diminuição da compra de caixa arquivo e de armários, gerando consequentemente uma economia para a Administração. 

3.3. A contratação em tela gera acesso e recuperação rápida de informações, pois documentos digitalizados podem ser armazenados e organizados de forma em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), permitindo que estas informações sejam facilmente pesquisadas e recuperadas, economizando tempo e esforço na localização de documentos físicos. 

3.4. Além de que, com a diminuição do uso de papel, consegue-se obter um melhor resultado para a contribuição para a preservação do meio ambiente. A sustentabilidade promove economia de energia, papel e outros recursos. Segundo dados do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), com a eliminação do papel por meio da tecnologia, é possível evitar o desperdício de 46 milhões de quilos de papel por ano no Brasil, o que corresponde a uma economia de 1,5 milhão de litros cúbicos de água. Desta forma, alinhando-se com o Planejamento Estratégico vigente, nos termos dos itens III - AGILIDADE E PRODUTIVIDADE NA PRESTAÇÃO JURISDICIONAL que busca materializar a razoável duração do processo em todas as suas fases. Trata-se de garantir a prestação jurisdicional efetiva e ágil, com segurança jurídica e procedimental na tramitação dos processos judiciais. Visa também a soluções para um dos principais gargalos do Poder Judiciário, qual seja, a execução fiscal. Busca elevar a eficiência na realização dos serviços judiciais e extrajudiciais e VII - PROMOÇÃO DA SUSTENTABILIDADE que adota estratégias para aperfeiçoar as ações que estimulem o uso sustentável de recursos naturais e bens públicos, a redução do impacto negativo das atividades do órgão no meio ambiente com a adequada gestão dos resíduos gerados, o uso apropriado dos recursos finitos, a promoção das contratações sustentáveis, a gestão sustentável de documentos e a qualidade de vida no ambiente de trabalho. Adotar modelos de gestão organizacional e de processos estruturados na promoção da sustentabilidade ambiental, econômica e social. 

3.5. Os processos digitais garantem maior agilidade ao eliminar rotinas administrativas, tais como os atos de carimbar ou envelopar. Permite, ainda, o processamento de processos administrativos, sendo feito na forma de autos virtuais, que, ao dispensarem integralmente o uso do papel, ganham maior agilidade, segurança e economia.

3.6. A digitalização favorece para a possibilidade de acesso e publicidade  aos documentos públicos. Além disso, a digitalização promove a conservação e preservação do patrimônio material deste Tribunal de Justiça.

3.7. Por conseguinte, a implantação digital tem como foco a eficiência na Administração Pública tanto com prestação dos serviços diretos assim como na redução de custos, como no aperfeiçoamento do espaço físico e segurança da informação aos jurisdicionados.

3.8. Isto posto, a contratação em tela torna-se imprescindível, pois este um tipo de contratação que prover maior segurança ao acervo patrimonial, celeridade na atividade fim deste Tribunal de Justiça, avanço na qualidade de vida do servidor, aumento da produtividade gerando uma maior vantajosidade para a Administração Pública e consequentemente um ganho à sociedade.

4. RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS PELA CONTRATAÇÃO

4.1 Resultados a serem alcançados com a contratação

4.1.1  Garantir um espaço de trabalho digno e adequado para o bom desempenho do labor dos magistrados e servidores, de forma a melhorar a eficiência e a colaboração nas unidades, além de reduzir o estresse e a fadiga;

4.1.2. Possibilitar uma celeridade processual 

4.1.3. Propiciar que o sistema de justiça funcione de maneira eficiente e justa, fornecendo aos cidadãos um acesso justo e igualitário à justiça;

4.1.4. Certificar que o Tribunal de Justiça tenha o espaço adequado e as ferramentas necessárias para que seus servidores realizem seu trabalho de forma satisfatória, incluindo a construção e manutenção de prédios, equipamentos de tecnologia, sistemas de segurança e proteção de dados.

5. QUANTIDADE A SER CONTRATADA

5.1  O quantidade necessária para solução da demanda envolve a digitalização de 250.000 páginas de documentos Tamanho A4, preto e branco, com PDF pesquisável pelo conteúdo (OCR), tendo em vista esse ser o quantitativo do acervo documental presente na antiga instalação da Secretaria de Orçamento e Finanças - SOF, no prédio do Tribunal de Justiça do estado do Piauí, localizada na Praça Edgar Nogueira, Centro - Cívico, Cabral, nos termos das informações prestadas no Despacho Nº 40996/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SOF (4208686), este inserido no processo Originário SEI 23.0.000041461-1. 

6. DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

6.1. Dotação orçamentária conforme Despacho Nº 43618/2023 3 - CEORC (4228925), nos autos do Processo Originário Sei Nº 23.0.000041461-1, indicada abaixo:

7. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

7.1. O alinhamento estratégico da presente contratação em relação ao Ciclo 2021-2026 está indicada abaixo:

8. EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

9. APROVAÇÃO DA DEMANDA

Aprovamos o prosseguimento da contratação, considerando sua relevância e oportunidade em relação aos objetivos estratégicos deste Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

Documento assinado eletronicamente por Henrique Luiz da Silva Neto, Secretário Geral, em 18/05/2023, às 14:00, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Hilo de Almeida Sousa, Presidente, em 18/05/2023, às 14:02, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjpi.jus.br/verificar.php informando o código verificador 4259930 e o código CRC 645DE15B.