SEI/TJPI - 4492238 - Estudos Preliminares

PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO PIAUÍ

SEÇÃO DE COMPRAS - SECCOM

Pça Des. Edgard Nogueira s/n - Bairro Cabral - Centro Cívico - CEP 64000-830

Teresina - PI - www.tjpi.jus.br

CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA EM PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE ORGANIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DE EVENTOS, PARA O FIM ESPECÍFICO DE LANÇAMENTO DO PROGRAMA JUSTO ACESSO NO MUNICÍPIO DE SÃO FÉLIX DO PIAUÍ - PI

O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento das demandas de bens e serviços do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação.

Este documento constitui a primeira etapa do procedimento de aquisição de bens e contratação de serviços para a garantia da continuidade das atividades deste Tribunal, conforme condições e especificações contidas no Termo de Referência e seus Anexos, na INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES Nº 58, DE 8 DE AGOSTO DE 2022, do Ministério da Economia, e em conformidade com a determinação constante no Ofício-Circular Nº 118/2020 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SECGER (1695573).

1.1 A necessidade da Administração é a contratação de empresa especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos, para o fim específico de lançamento do Programa Justo Acesso no município de São Félix do Piauí - PI, para atender as demandas do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

3.1. Inicialmente, verifica-se que há uma evidente necessidade de apoio às atividades-fim do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí para o alcance das metas e objetivos consubstanciados no Planejamento Estratégico 2021-2026, bem como para o desenvolvimento das atividades administrativas e jurisdicionais das diversas unidades de primeiro e segundo graus para o atendimento das demandas do Poder Judiciário Piauiense.

3.2. É preciso criar mecanismos para de fato garantir, no plano concreto, os Direitos e as Garantias Fundamentais (CF, art. 5º), sob a égide do Estado Democrático de Direito, buscando-se assegurar o direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, bem como atenuar as desigualdades sociais, garantir os direitos de minorias e a inclusão e acessibilidade a todos.

3.3. O Programa Justo Acesso do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí é uma iniciativa que contribui essencialmente para a construção de uma sociedade mais justa e igualitária. O referido programa promove o acesso à justiça e à cidadania plena, garantindo o efetivo alcance desses direitos por todos os cidadãos, independentemente de sua condição social ou econômica. A iniciativa tem funcionamento baseado em parceria com outros entes, como órgãos públicos, instituições privadas e entidades da sociedade civil, para ampliar o alcance e a efetividade das ações, fortalecendo uma rede que assegura o exercício de direitos humanos fundamentais. O uso da tecnologia também é essencial para o sucesso do programa, tornando os serviços mais acessíveis e ágeis, ampliando seu alcance e efetividade.

3.4. Preliminarmente, é importante entender que a essência do Programa Justo Acesso consiste no propósito de materializar de forma plena, o acesso ao judiciário aproximando a população dos serviços de justiça e cidadania no atual contexto de transformação digital pela qual vem passando o judiciário. Esse contexto oportuniza ao judiciário promover o acesso aos serviços de justiça e de vários órgãos da administração pública e privada à população que está distante da tecnologia tornando possível promover dignidade e inclusão social.

3.5. É importante mencionar que 163 (cento e sessenta e três) municípios do Estado do Piauí receberão a implementação do Programa Justo Acesso, razão pela qual deve ser um projeto de vanguarda deste Poder Judiciário, pois, de fato, promove a justiça em sua ess~encia.;

3.6. Com isso, o segundo município que inaugurará uma estrutura física do programa, será o município de São Félix do Piauí, município este que contém uma população de 2.923 (dois mil novecentos e vinte e três) habitantes.

3.7. Desta feita, justifica a contratação de empresa especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos para a realização do lançamento do programa, pois empresas especializadas em eventos têm experiência e conhecimento específico nessa área. Elas possuem profissionais treinados e qualificados que entendem os detalhes e desafios envolvidos na organização de eventos, estão atualizados com as tendências do setor, conhecem fornecedores confiáveis e têm um bom entendimento das melhores práticas.

3.8. Planejar e executar um evento requer um investimento significativo de tempo e esforço. Uma empresa especializada pode assumir todas as tarefas relacionadas à organização do evento, como reservar o local, contratar fornecedores, lidar com a logística, gerenciar o orçamento, além de que a organização de eventos envolve riscos, desde problemas técnicos até imprevistos de última hora. Essas empresas estão preparadas para lidar com essas situações e possuem planos de contingência para minimizar os impactos negativos, elas têm experiência em antecipar e solucionar problemas, o que pode ajudar a evitar contratempos e garantir o sucesso do evento.

3.9. Empresas de organização de eventos trazem uma perspectiva criativa e inovadora para o planejamento e execução do trabalho. Elas oferecem ideias originais e personalizadas, ajudando a tornar o evento único e memorável. Além disso, elas estão atualizadas com as últimas tendências e tecnologias do setor, permitindo que o TJPI aproveite ao máximo as novidades disponíveis.

3.10. Embora contratar uma empresa de eventos envolva um investimento financeiro, elas podem ajudar a otimizar os custos. Com sua experiência e conhecimento, elas podem ajudar a definir um orçamento realista e alocar recursos de maneira eficiente, evitando desperdícios, garantindo o melhor retorno sobre o investimento e gerando uma maior economia para a Administração.

3.11. Portanto, verifica-se que a contratação em tela atende plenamente ao interesse público, seja pelos motivos de fato e de direito, seja pela necessidade atual da Administração, razão pela qual deve haver o prosseguimento do feito, com as cautelas legais de praxe.

2. DEMONSTRATIVO DA PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

2.1. Inicialmente, cumpre ressaltar que o Plano Anual de Contratação - PAC no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí foi regulamentado em novembro de 2021, por intermédio da Art. 5º, II, da Resolução Nº. 247/2021.

2.2. Vale salientar que presente contratação não encontra previsão no Plano Anual de Contratações para 2023 , que foi aprovado pela Resolução nº 355, de 5 de junho de 2023, publicado no Diário da Justiça de 12 de junho de 2023 (4388779), Processo SEI nº 22.0.000116433-7.

2.3. Entretanto, a autoridade máxima deste Egrégio Tribunal de Justiça, o Senhor Desembargador Presidente Hilo de Almeida Sousa, nos termos da Decisão Nº 10286/2023 - PRESIDENCIA (4503373), conforme consta nos autos do Processo Originário SEI - 23.0.000076064-1 que versou sobre as demandas iniciais acerca da viabilidade do presente processo, AUTORIZOU a deflagração de procedimento destinado a contratação de empresa especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos, para o fim específico de lançamento do Programa Justo Acesso no município de São Félix do Piauí - PI.

2.4. Nesse sentido, de igual modo, é imperioso frisar que, no Documento de Oficialização da Demanda Nº 167/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM (SEI nº 4484009), a aludida Autoridade ratificou a necessidade de contratação de empresa para especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos, para o fim específico de lançamento do Programa Justo Acesso no município de São Félix do Piauí - PI, razão pela qual entende-se que o aspecto referente a previsão no PAC resta plenamente justificado.

2.5. A presente contratação encontra-se alinhada ao planejamento estratégico vigente, nos termos dos itens: I - GARANTIA DOS DIREITOS FUNDAMENTAIS E DO ESTADO DEMOCRÁTICO DE DIREITO que busca garantir, no plano concreto, os Direitos e as Garantias Fundamentais (CF, art. 5º), sob a égide do Estado Democrático de Direito, buscando-se assegurar o direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, bem como atenuar as desigualdades sociais, garantir os direitos de minorias e a inclusão e acessibilidade a todos; II - AMPLIAÇÃO DA RELAÇÃO INSTITUCIONAL DO JUDICIÁRIO COM A SOCIEDADE que adota estratégias de comunicação e de procedimentos objetivos, ágeis e em linguagem de fácil compreensão, visando à transparência e ao fortalecimento do TJPI como instituição garantidora de direitos. Abrange a atuação interinstitucional integrada e sistêmica, com iniciativas voltadas à solução de problemas públicos que envolvam instituições do Estado e da sociedade civil; III - AGILIDADE E PRODUTIVIDADE NA PRESTAÇÃO JURISDICIONAL que materializar a razoável duração do processo em todas as suas fases. Trata-se de garantir a prestação jurisdicional efetiva e ágil, com segurança jurídica e procedimental na tramitação dos processos judiciais. Visa também a soluções para um dos principais gargalos do Poder Judiciário, qual seja, a execução fiscal. Busca elevar a eficiência na realização dos serviços judiciais e extrajudiciais e IX - APRIMORAMENTO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA E DA GOVERNANÇA JUDICIÁRIA que busca formular, implantar e monitorar estratégias flexíveis e aderentes às especificidades locais, regionais e próprias de cada segmento de justiça do Poder Judiciário, produzidas de forma colaborativa pelos magistrados, servidores, pela sociedade e pelos atores do sistema de justiça. Visa à eficiência operacional interna, à humanização do serviço, à desburocratização, à simplificação de processos internos, ao fortalecimento da autonomia administrativa e financeira do TJPI e à adoção das melhores práticas de gestão documental, gestão da informação, gestão de projetos e otimização de processos de trabalho com o intuito de melhorar o serviço prestado ao cidadão, elencados no Planejamento Estratégico Ciclo 2021-2026 do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

Tendo em vista a qualidade dos serviços que serão prestados e a consequência dos alimentos fornecidos pode ter na saúde dos seus destinatários, são exigências técnicas para o fornecimento da alimentação, a empresa deverá:

3.1. Para satisfação das necessidades apresentadas, vislumbra-se o atendimento da demanda através da contratação de empresa especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos, para o fim específico de lançamento do Programa Justo Acesso no município de São Félix do Piauí - PI, com estimativa de 150 (cento e cinquenta) pessoas, em conformidade com as exigências legais, em cumprimento à determinação contida na Decisão Nº 10286/2023 - PRESIDENCIA (4503373), da lavra do Exmo. Presidente do Tribunal de Justiça do Piauí, Des. Hilo de Almeida Sousa, com caráter decisório e AUTORIZANDO a referida contratação, nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000076064-1.

3.2. Contratação de empresa especializada na produção geral de eventos, envolvendo a Montagem/Desmontagem de estrutura, fornecimento de materiais, equipamentos e mão de obra necessária, bem como a organização, supervisão e gerenciamento dos trabalhos.

3.3. A prestação de serviços de alimentação por meio da operacionalização e do desenvolvimento de todas as atividades envolvidas na produção e distribuição da alimentação no local. O serviço engloba o fornecimento de gêneros e produtos alimentícios, preparo, manipulação e a distribuição de alimentação tipo Cooffe Break para 150 pessoas na data do evento, a ser definida.

3.4. Efetuar, sem custos adicionais, a troca da refeição ou bebida considerada sem condições de consumo, no prazo máximo de 01(uma) hora, contado do recebimento da comunicação efetuada pelo Responsável Designado da Unidade Judiciária.

3.5. Indicar o nome do responsável pelo preparo e fornecimento do Cooffe Break, apresentando números telefônicos suficientes para um contato rápido com o Responsável Designado da Unidade Judiciária e/ou gestor da Ata do TJ/PI, de maneira que a comunicação entre eles seja suficientemente ágil.

3.6. Armazenar adequadamente em suas dependências todos os gêneros e produtos alimentícios e materiais de consumo a serem utilizados na execução do objeto desta contratação.

3.7. Manter as condições de higiene e limpeza das suas dependências, dos equipamentos e dos utensílios de cozinha que serão utilizados para feitura da alimentação a ser fornecida;

3.8. Para os produtos embalados devem ser observadas as regras de rotulagem nutricional (Resoluções 359 e 360, de 23 de dezembro de 2003, da ANVISA) e à RDC nº 429/2020, as relativas a aditivos para materiais plásticos (RDC nº 17, de 17 de março de 2008) e a proibição do uso industrial de embalagens metálicas soldadas com liga de chumbo e estanho para acondicionamento de gêneros alimentícios, exceto para produtos secos ou desidratados (Lei nº 9832/1999).

3.9.1.1. Promoção de evento contendo um detalhado plano de trabalho, voltados para a produção, supervisão, gerenciamento e fornecimento de materiais, equipamento e pessoal de apoio, montagem/desmontagem de estruturas a serem utilizadas no evento designado, conforme descrito abaixo:

b) Disponibilização de MOBILIÁRIO: Lustres, Púlpitos, Luminárias, Aparadores, Bancos, Cadeiras, Mesas, Poltronas, Bowl, Pilão de Madeira, Tapetes de sisais, Vasos de madeiras, Champanheiras;

c) Publicidade e COMUNICAÇÃO VISUAL: Disposição de 10 Quadros lonados no local do evento;

d) Fornecimento de GERADOR: Gerador de energia de 180Kva de 09h às 13h, com funcionamento condicionado a falta de energia no local, incluindo montagem e desmontagem;

e) Disposição de ACABAMENTOS E FORRAÇÕES com montagem e desmontagem: Locação de carpete, cortinas e ornamentação;

f) PRODUÇÃO GERAL: Visita técnica, Pré-produção, Produção, Pós-Produção, Orçamentação e Gerenciamento.

3.10. CRITÉRIOS E PRÁTICAS DE SUSTENTABILIDADE E DE DESENVOLVIMENTO NACIONAL SUSTENTÁVEL

3.10.1. O fornecedor deverá priorizar a utilização, quando disponíveis no mercado, de materiais que sejam biodegradáveis, bem como priorizar o emprego de tecnologias e matérias-primas sustentáveis para execução e operação do objeto, que possuam reduzido gasto de energia e de recursos naturais.

3.10.2. A utilização de materiais não reutilizáveis envolve gasto de energia e de matérias primas. Em muitos casos, a fabricação gera subprodutos nocivos e poluição, além de que, o seu descarte irregular provoca graves impactos negativos no meio ambiente.

3.10.3. Como forma de reduzir tais impactos, os produtos utilizados devem ser menos agressivos ao meio ambiente; ser concentrados e com a priorização de materiais biodegradáveis, em atendimento ao Plano de Logística Sustentável do TJPI (2021-2026).

3.10.4. Portanto, deverá a contratada adotar boas práticas de sustentabilidade e consciência ambiental, baseadas na otimização e economia de recursos e na redução da poluição ambiental, quando do fornecimento dos produtos a serem adquiridos, tais como uso racional de água, economia de energia elétrica, economia de materiais, separação de resíduos e materiais recicláveis.

4.1. O quantitativo necessário para solução da demanda envolve a contratação de empresa contratação de empresa especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos, para o fim específico de lançamento do Programa Justo Acesso no município de São Félix - PI, para atender às demandas deste, a ser realizado para um total estimado de 150 (cento e cinquenta) pessoas, conforme quantitativo estimado no Formulário de Levantamento de Demanda Nº 31/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/ASCOM/CER (4455694), formalizada nos autos do Processo SEI Nº 23.0.000076064-1.

5. LEVANTAMENTO DE MERCADO - PROSPECÇÃO E ANÁLISE DAS ALTERNATIVAS POSSÍVEIS DE SOLUÇÕES

5.1. A presente demanda deverá ser atendida por meio da contratação de empresa especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos, para o fim específico de lançamento do Programa Justo Acesso no município de São Félix do Piauí - PI, para atender às demandas deste Poder Judiciário.

5.2. Em busca realizada junto ao Painel de Preços do Governo Federal e no Mural de Licitações do Tribunal de Contas do Estado do Piauí - TCE-PI com vistas à prospecção e análise das alternativas possíveis de soluções, verificou-se a existência de contratações similares:

5.3. A partir do levantamento de soluções aplicadas em órgãos diversos da Administração Pública, verifica-se que é prática reiterada a contratação de empresa especializada em produção de evento, para atender suas respectivas demandas.

5.4. Observa-se que tais contratações ocorrem, predominantemente por meio de Pregão Eletrônico, dado o elevado valor do serviço contratado.

5.4.1. Noutro giro, como alternativa, quando o valor da contratação permanece abaixo de R$ 57.208,33 (cinquenta e sete mil duzentos e oito reais e trinta e três centavos), qual seja o valor delineado no Decreto 11.317/2022 que atualizou os valores estabelecidos na Nova Lei de Licitações para os casos em que é dispensável a licitação para compras de bens e contratação de serviços, a Administração Pública poderá optar pela dispensa de licitação, tendo em vista a economia de recursos e celeridade conferida por este procedimento, em que é dispensada a realização de licitação em razão do baixo valor a ser contratado.

5.5. Dessa forma, caso o impacto financeiro proveniente da presente contratação permaneça abaixo do patamar estabelecido no inciso II do Art. 75 da Nova Lei de Licitações e Contratos, atualizado pelo Decreto 11.317/2022, a contratação poderá ser realizada mediante dispensa de licitação, na forma da legislação aplicada, para a contratação do item em comento.

6.1. Os custos estimados com a referida contratação foram detalhados na Pesquisa de Preços Nº 237/2023 - SECCOM (4494011), tendo sido obtido o VALOR TOTAL ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO: R$ 56.166,67 (cinquenta e seis mil cento e sessenta e seis reais e sessenta e sete centavos).

7.1. A solução identificada para atendimento da necessidade explicitada é contratação de empresa especializada em prestação de serviços de organização e gerenciamento de eventos, para o fim específico de lançamento do Programa Justo Acesso no município de São Félix - PI.

7.2. Para a implementação da contratação, será necessária a aquisição dos seguintes itens que deverão obedecer às especificações e quantitativos na forma que segue:

7.2.1. Fornecimento de COOFE BREAK para 150 (cento e cinquenta) pessoas, envolvendo, desembargadores, juízes, servidores públicos efetivos e comissionados, colaboradores eventuais, autoridades municipais e demais convidados, na data do evento, a ser definida, composto no mínimo, conforme tabela a seguir:

7.2.2. Disponibilização de MOBILIÁRIO contendo no mínimo, dentre outros:

a) Disponibilizar no local do evento, 01 (Um) Gerador de energia de 180KVA, na data do evento, a ser definida, durante o período de 09h às 13h, com funcionamento condicionado a falta de energia no local, incluindo transporte, operação, montagem e desmontagem do equipamento;

a) Disponibilizar carpetes, cortinas e ornamentação do local do evento, como também sua montagem e desmontagem;

7.3. Na entrega do objeto, as despesas de tributos, encargos trabalhistas, previdenciários e demais custos decorrentes do fornecimento e/ou substituições do objeto, indicadas pela contratante, deverão ser de responsabilidade da contratada, sem ônus para contratante.

7.4 . Em face do valor referencial obtido na Pesquisa de Preços Nº 237/2023 - SECCOM (4494011), verificou-se a possibilidade de aquisição dos itens por meio de Dispensa de Licitação considerando o valor para contratação de outros serviços e compras, Art. 75, inciso II, da Lei 14.133.

7.5. A Constituição Federal estabelece como regra geral e condição básica à compra de bens e contratação de serviços, quando realizadas para a Administração Pública, o dever de licitar (art. 37, XXI, da CF/88).

“Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte:

XXI – ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômicas indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.” (grifo nosso)

7.6. A lei que regulamenta o dispositivo constitucional acima, Lei nº 14.133/21, no seu art. 2º, também ratifica o comando constitucional.

“Art. 2º As obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratadas com terceiros,
serão necessariamente precedidas de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas nesta lei.” (grifo nosso)

7.7. Contudo, o legislador previu situações em que as licitações poderiam ser dispensadas ou inexigidas, permitindo-se, a contratação direta de produtos e serviços, respeitados os requisitos legais. São as chamadas contratações por dispensa ou por inexigibilidade de licitação. As licitações dispensáveis estão previstas no art. 75 da Lei nº 14.133/21 e em alguns outros dispositivos espalhados na legislação ordinária.

[...] II - Para contratação que envolva valores inferiores a R$54.020,41 (cinquenta e quatro mil vinte reais e quarenta e um centavos), no caso de outros serviços e compras; (grifo nosso alterado pelo Decreto nº 10.922/2021)

7.8. No caso de licitação dispensável, a lei enumera os casos em que o procedimento é possível, mas não obrigatório, em razão de outros princípios que regem a atividade administrativa, notadamente o princípio da eficiência. Assim, é dispensável realização de procedimento licitatório, com suporte no art. 75 da Lei Federal nº 14.133/2021, sendo que este apresenta de forma indubitável o caminho a ser percorrido para demonstração da dispensa.

7.9. No presente caso, a partir das cotações obtidas na formalização da Pesquisa de Preços Nº 237/2023 - SECCOM (4494011), verificou-se que a empresa "BLR PROJETOS E SOLUÇÕES LTDA - CNPJ: 18.192.164/0001-23", que forneceu o Orçamento 1 (4493993), cotou os serviços a serem fornecidos com o valor total de R$ 55.120,00 (cinquenta e cinco mil cento e vinte reais), sendo este o menor valor total dentre as cotações obtidas.

7.10. Isto posto, sugere-se a adoção da Dispensa de Licitação por baixo valor para a presente contratação, nos termos do art. 75, II, da Lei nº 14.133/21 c/c Decreto 11.317/2022 , visto que o valor obtido no Orçamento 1 (4248278) encontra-se abaixo de R$ 57.208,33 (cinquenta e sete mil duzentos e oito reais e trinta e três centavos), observadas as condições para a contratação, especialmente quanto à existência de possíveis sanções aplicadas à empresa que a impeça de contratar com a Administração Pública, mediante a consulta a cadastros informativos oficiais.

8.1. O art. 40, V, alínea "b" da Lei 14.133/2021 dispõe que às aquisições de produtos realizadas pela Administração atenderão ao princípio do parcelamento, quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso.

8.1.1. Vale ressaltar que tal preceito não configura-se uma exigência absoluta, sendo admitida a exceção ao parcelamento quando o objeto a ser contratado configurar sistema único e integrado e houver a possibilidade de risco ao conjunto do objeto pretendido, nos termos do §3º, II da Lei 14.133/2021.

8.2. Diante de tal realidade, a Administração deve buscar mecanismos participativos que envolvam o maior número possível de fornecedores, visando à competitividade, definindo critérios e condições nos termos da legislação que regulamenta os procedimentos licitatórios objetivando-se tutelar a credibilidade e lisura da própria licitação pública, sem conduzir, no entanto, o processo à burocratização e ao detalhismo que podem levar à ausência de interessados no certame e à falta de propostas.

8.3. No presente caso, por tratar-se de item único, não restou necessária a aplicação do princípio do parcelamento.

9. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS, EM TERMOS DE ECONOMICIDADE E DE MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS E FINANCEIROS DISPONÍVEIS

9.2. Atenuar as desigualdades sociais, garantir os direitos de minorias e a inclusão e acessibilidade a todos;

9.5. Atender as demandas que se caracterizam pela essencialidade, criticidade e dinamicidade no trato da coisa pública, considerando as diversas atividades desenvolvidas pelas unidades administrativas e jurisdicionais;

9.7. Oferecer alimentação preparada e de qualidade para magistrados, servidores e convidados;

10. PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA ADMINISTRAÇÃO PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO, INCLUSIVE QUANTO À CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES OU DE EMPREGADOS PARA FISCALIZAÇÃO E GESTÃO CONTRATUAL OU ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DA ORGANIZAÇÃO

10.1. O Tribunal de Justiça do Estado do Piauí dispõe pessoal capacitado para atuar na fiscalização, no âmbito do Cerimonial - CER, e na gestão dos instrumentos resultantes da presente contratação, por intermédio da Superintendência de Gestão de Contratos e Convênios, não sendo necessária a capacitação de novos servidores para as referidas funções.

11.1. Em prospecção das contratações com objeto similar realizadas no âmbito deste Tribunal, cumpre informar que, apesar de não existir contratação que atenda ao pleito integralmente, há, em curso, um procedimento de contratação que abarca, parcialmente, o objeto em tela, conforme consta nos autos do processo SEI - 23.0.000014500-9, com previsão de Sessão Pública para o dia Dia 28/07/2023, às 09 horas (Horário de Brasília), Aviso de Licitação Nº 37/2023 (4491700).

12. DESCRIÇÃO DE POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS MITIGADORAS

12.1. Não se vislumbra a ocorrência de possíveis impactos ambientais gerados pela contratação em estudo, contudo, a contratada deverá adotar práticas de sustentabilidade na execução dos serviços para minimizar os riscos nocivos à saúde, na forma do art. 5º e 6º da IN 01 da SLTI/MPOG, de 19 de janeiro de 2010, utilizando-se de medidas tais quais:
12.1.1. Descarte adequado de lixo;

12.1.2. Colaborar com as medidas de redução de consumo e uso racional da água e lixo;

12.1.3. Manter critérios especiais e privilegiados para aquisição e uso de equipamentos e complementos que promovam a redução do consumo de água, energia e lixo;

12.1.4. Realizar verificações e, se for o caso, manutenções periódicas nos seus aparelhos elétricos, a combustível, extensões, etc;

12.1.5. Utilizar majoritariamente produtos inofensivos a saúde humana, salvo inexistência de produtos com tal padronização;

12.1.6. Acondicionar os materiais/insumos em embalagens compostas se possível por materiais recicláveis ou reutilizáveis;

12.1.7. Respeitar as Normas Brasileiras – NBR publicadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas sobre resíduos sólidos;

13.1. Visando eliminar e/ou diminuir a probabilidade de ocorrência de eventos negativos que impactem no regular funcionamento das atividades no âmbito das unidades judiciárias e administrativas do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, procedeu-se na realização de um estudo de gerenciamento de riscos, que tem por objetivo identificar, analisar e responder os riscos inerentes à contratação a ser realizada, utilizando-se somente dois itens da matriz, quais sejam: weaknesses (pontos fracos/fraquezas) e threats (ameaças) conforme demonstrado abaixo:

13.2. Ademais, verifica-se que, para mitigar os riscos identificados, foram descritas ações preventivas e de contingências, as quais algumas envolvem atuação efetiva do fiscal de contrato, ações administrativas internas e inclusões de cláusulas obrigacionais no eventual instrumento contratual.

14.1. Considerando a necessidade da contratação já demonstrada nestes Estudos Preliminares, entende-se por sua viabilidade e razoabilidade, conforme disponibilidade orçamentária da Administração, a qual será inserida nos autos, oportunamente.

ITEM	DESCRIÇÃO	UNIDADE	QUANTIDADE
1	Contratação de empresa especializada na produção geral de eventos, envolvendo a Montagem/Desmontagem de estrutura, fornecimento de materiais, equipamentos e mão de obra necessária, bem como a organização, supervisão e gerenciamento dos trabalhos terceirizados.	UND	01

COFEE BREAKS
ESPECIFICAÇÃO DO ITEM	Quantidade por Pessoa
1.1 BEBIDAS Opções – no mínimo três
Café	50 ml
Chá	150 ml
Água mineral com e/ou sem gás	200 ml
Chocolate quente	200 ml
Suco natural (2 tipos), com opção para adoçante. Opções: laranja, abacaxi, caju, cajá, bacuri, maracujá, acerola, manga e goiaba.	400 ml
Cajuína	250 ml
Refrigerantes (3 tipos, com opção tipo zero)	300 ml
1.2 – SALGADOS FRITOS
Cinco (5) tipos (rol exemplificativo): pastel, coxinha, quibe, rissoles, croquete de carne, canudinho.	6 unidades
1.3 - PAES
Mini pão de queijo	5 unidades
trança de carne de sol ou queijo	120 g
2 tipos de mini sanduiches (presunto queijo, peito de peru)	3 unidades
2 tipos de mini- pizzas (calabresa, frango, etc.)	90 g
1.5 BOLOS E OUTROS
3 tipos de bolos doces (laranja, chocolate, mesclado, milho, macaxeira),	80 g
3 tipos bolo salgado (queijo, farinha de goma ou goma).	80 g

MAPA DE RISCOS
FASE DE ANÁLISE: Planejamento da Contratação e Seleção do Fornecedor
RISCO Weaknesses (fraquezas)		Probabilidade	Impacto	Ação Preventiva	Responsável	Ação de Contingência	Responsável
01	Falta de Orçamento para a demanda plena da contratação.	Baixa	Alto	A contratação somente será formalizada após a garantia, nos autos, de que existe disponibilidade orçamentária.	SOF	Acionar a Superintendência de Orçamento e Finanças para providenciar o remanejamento do orçamento do exercício financeiro ou, em último caso, suspender a contratação em comento.	Autoridade Superior.
02	Estudos Técnicos Preliminares (ETP), Mapa de Gerenciamento de Risco (MGR) e Termo de Referência (TR) deficientes ou inconsistentes.	Média	Médio	Convocação de servidores com conhecimento técnico adequado disponíveis à demanda para a confecção dos artefatos	Autoridade Superior.	Reexame de documentos durante o planejamento da contratação	Equipe de planejamento da contratação
03	Contratação com preço acima da média do mercado	Baixa	Médio	Realizar ampla pesquisa de preço obedecendo a Orientação normativa específica para tal fim.	Seção de compras - SECCOM	Não adjudicação do certame.	Agente de Contratação.

MAPA DE RISCOS
FASE DE ANÁLISE: Gestão do Contrato
RISCO Weaknesses (fraquezas)		Probabilidade	Impacto	Ação Preventiva	Responsável	Ação de Contingência	Responsável
01	Interrupção da prestação do serviço por parte da empresa contratada.	Baixa	Alto	Garantir que a empresa possua pleno conhecimento de suas obrigações assumidas no contrato e das consequentes sanções a serem aplicadas em caso de descumprimento.	Superintendência de Gestão de Contratos e Convênios - SGC	Verificada a irregularidade, o fiscal deverá notificar a autoridade competente para adoção das medidas cabíveis, não só com base na legislação em vigor, mas também balizando-se no instrumento contratual utilizado.	Fiscal técnico. Autoridade Superior.
02	Aumento do preço de insumos e matérias-primas, impostos, e, consequente, majoração dos valores após a contratação.	Média	Médio	Prever essa possibilidade, tanto no Termo de Referência, quanto no Contrato e no Edital a ser assinado à luz da legislação pátria vigente, como forma de evitar pedidos de realinhamento de preços por parte dos fornecedores.	Superintendência de Licitações e Contratos	Fazer acompanhamento do processo de contratação, bem como da entrega, a fim de monitorar e, se for o caso, tempestivamente, dar ciência à autoridade competente.	Fiscal técnico. Superintendência de Gestão de Contratos e Convênios – SGC (quando dos termos aditivos) Superintendência de Licitações e Contratos.
03	Fornecimento de serviços de baixa qualidade, com acabamento comprometido, em desconformidade às especificações contidas no Termo de Referência.	Baixa	Alto	Verificar as especificações detalhadas do produto e levar a pleno conhecimento dos fornecedores. Prever no Termo de referência que a contratada mantenha os arquivos contendo os projetos resultantes da prestação dos serviços contratados durante toda a vigência do instrumento contratual, devendo disponibilizá-los, sem custos adicionais, sempre que solicitado pela Assessoria de Comunicação - ASCOM.	Fiscal administrativa (verificação)	Verificada a irregularidade, o fiscal deverá notificar a autoridade competente para adoção das medidas cabíveis.	Fiscal técnico. Autoridade Superior.