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Documento de Oficialização da Demanda Nº 175/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/SECCOM

DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA Nº 175/2023

PROCESSO SEI Nº 23.0.000083117-4

1. IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA

1.1. UNIDADE DEMANDANTE

1.2. RESPONSÁVEL PELA UNIDADE DEMANDANTE

1.3. INDICAÇÃO DO FISCAL TITULAR DO CONTRATO

1.4. INDICAÇÃO DO FISCAL SUPLENTE DO CONTRATO

2. NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO E DESCRIÇÃO SUCINTA DA SOLUÇÃO 

2.1. O objeto desta solução é a contratação de empresa especializada para aquisição de licença de software de gerenciamento administrativo de contratos (CONTRATOSGOV) para ser utilizado como ferramenta tecnológica de apoio para o gerenciamento e acompanhamento de todos os Contratos do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí. 

3. MOTIVAÇÃO / JUSTIFICATIVA 

3.1. A presente aquisição de licença de software de gerenciamento administrativo de contratos (CONTRATOSGOV) visa a implantação do sistema como ferramenta de controle e supervisionamento de diversos contratos deste Tribunal de Justiça a fim de facilitar o acompanhamento e gerenciamento dos contratos firmados, com foco na eficiência e eficácia da Administração Pública. Sendo assim, busca proporcionar aos agentes responsáveis dos contratos acessos e registros dos atos praticados, assistindo a racionalização das tarefas rotineiras, otimização do fluxo processual, além de garantir segurança quanto à legalidade das ações realizadas. 

3.2. Como nota-se, a referida aquisição viabiliza o controle instantâneo de prazos, bem com saldo de execução dos objetos contratuais, tornando mais fidedigno o acompanhamento dos instrumentos contratuais. Diante disso, concede agilidade, praticidade, eficácia, economia, redução de riscos aos contratos firmados no âmbito deste Erário. 

3.3. O software, também permite que todos os contratos sejam armazenados em um único local, facilitando o acesso e a localização das informações necessárias, evitando a dispersão de documentos físicos ou digitais em pastas e e-mails, reduzindo o risco de perdas ou esquecimentos. Além de ser um acesso mais rápido as informações, pois é possível acessar os detalhes de cada contrato de forma rápida e fácil, incluindo datas importantes, cláusulas, termos, renovações, entre outros dados relevantes.

3.4. O sistema operacional em questão possui lembretes e alertas automatizados que avisam sobre datas importantes, como vencimento de contratos, renovações ou cancelamentos, o que evita a possibilidade de perder prazos importantes, ajudando a tomar decisões pró-ativas para o gestor. 

3.5. Noutro giro, com a utilização do software, é possível acompanhar o desempenho de cada contrato ao longo do tempo, permitindo identificar contratos mais vantajosos, analisar a performance dos fornecedores ou parceiros, e tomar decisões baseadas em dados concretos. Ademais, a automatização dos processos de gerenciamento de contratos, minimiza a ocorrência de erros manuais e a necessidade de retrabalho, economizando tempo e recursos, aumentando a eficiência da unidade responsável pela administração de contratos, no que tange o trabalho desenvolvido pela Superintendência de Gestão de Contratos e Convênios - SGC.

3.6. Outrossim, é de conhecimento de todos que a preterida prestação de serviços aprimora a transparência dos atos públicos, garantido a fiscalização, a análise e a auditoria dos contratos, proporcionado pelo armazenamento das informações em um sistema centralizado garantindo o cumprimento das políticas e regulamentos, respeitando e dando seguimento fiel aos princípios norteadores do direito administrativo, sendo eles: Legalidade, Publicidade e Eficiência.

3.7. Também é importante mencionar que, o software CONTRATOSGOV, disponibiliza uma visão abrangente dos contratos em vigor, auxiliando na identificação de oportunidades de otimização de recursos. Isso inclui a análise de contratos similares, a avaliação de desempenho dos fornecedores.

3.8. Além disso, a ferramenta possui um recurso de histórico que cria uma relação completa e auditável de toda a atividade contratual, facilitando a consulta e análise de informações passadas registradas e acompanhadas pela plataforma, como alterações, aditivos e renovações.

3.9. Por fim, a utilização do software CONTRATOSGOV é uma forma do Poder Judiciário Piauiense eliminar os problemas relacionados ao controle dos inúmeros contratos existentes nesta instituição, proporcionando maior segurança e confiabilidade na prestação de serviços essenciais. Em resumo, um sistema operacional de gerenciamento administrativo de contratos é uma ferramenta essencial para aprimorar a eficiência, eficácia, controle e segurança na gestão de contratos para o órgão, trazendo benefícios tangíveis que impactam positivamente a produtividade, reduzindo riscos e melhorando a tomada de decisões estratégicas.

4. RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS

4.1. Com a contratação pretendida, espera-se alcançar os seguintes resultados:

4.2.  Garantir a eficiência operacional, automatizando tarefas manuais e repetitivas, como criação, renovação e monitoramento de contratos, reduzindo o tempo gasto nessas atividades, liberando portanto a equipe para se concentrar em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado;

4.3. Reduzir custos para o órgão, pois com a eficiência operacional e a eliminação de erros manuais, há uma redução de custos associados à administração de contratos;

4.4. Auxiliar na tomada de decisão, possibilitando o acesso rápido a informações e dados precisos proporcionado pelo software permitindo que os gestores tomem decisões mais informadas e embasadas;

4.5. Mitigar riscos associados aos contratos, ao garantir o cumprimento de cláusulas e datas importantes, evitando portanto penalidades, multas ou disputas legais decorrentes do não cumprimento das obrigações contratuais;

4.6. Assegurar a transparência e a conformidade, mantendo um registro completo de todas as etapas do ciclo de vida do contrato, tornando a auditoria mais fácil, ajudando o órgão a manter-se em conformidade com regulamentações e políticas internas,

4.7. Aumentar a produtividade, vez que a automação de processos e o acesso rápido a informações, a produtividade geral da equipe de gerenciamento de contratos tende a aumentar, permitindo desta forma, que o quadro de servidores lide com um maior volume de contratos e responsabilidades.

5. QUANTIDADE A SER CONTRATADA

5.1.  A quantidade estimada para a presente contratação foi elaborada pela Superintendência de Gestão de Contratos e Convênios - SGC , tomando-se por base a informação contida no Formulário de Levantamento de Demanda Nº 23/2023 - SGC (4424136), conforme consta nos autos do processo originário SEI 23.0.000072081-0:

6. DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

6.1. Dotação orçamentária conforme Despacho Nº 78397/2023 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SOF/CEORC (4507082), nos autos do Processo Originário Sei Nº 23.0.000072081-0, na forma que segue:

7. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO:

7.1. O alinhamento estratégico da presente contratação em relação ao Ciclo 2021-2026 está indicada abaixo:

8. EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

9. INDICAÇÃO DA OPÇÃO LEGAL PARA REALIZAÇÃO DA LICITAÇÃO OU CONTRATAÇÃO DIRETA.

9.1. Até o decurso do prazo de que trata o inciso II do caput do art. 193 da NLLC, OPTA-SE POR LICITAR OU CONTRATAR DIRETAMENTE,  de acordo com as normas estabelecidas na Lei nº 14.133 de 1º de abril de 2021.

10. APROVAÇÃO DA DEMANDA

Aprovamos o prosseguimento da contratação, considerando sua relevância e oportunidade em relação aos objetivos estratégicos deste Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.

Documento assinado eletronicamente por Henrique Luiz da Silva Neto, Secretário Geral, em 21/07/2023, às 13:07, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Hilo de Almeida Sousa, Presidente, em 21/07/2023, às 14:01, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjpi.jus.br/verificar.php informando o código verificador 4516087 e o código CRC 7A771CC9.