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Estudos Preliminares Nº 21/2024 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD/DEPMATPAT/COORDCOMPRAS

ESTUDOS PRELIMINARES Nº 21/2024

AQUISIÇÃO DE MOBILIÁRIO DE “LINHA”  PARA AS UNIDADES ADMINISTRATIVAS E JUDICIÁRIAS DO TJ-PI

PROCESSO SEI Nº 24.0.000015243-5

SETOR REQUISITANTE: SUPERINTENDÊNCIADE ENGENHARIA E ARQUITETURA - SENA

ÁREA REQUISITANTE:

INTRODUÇÃO

O Estudo Técnico Preliminar tem por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento das demandas de bens e serviços do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí - TJPI, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação.

Este documento constitui a primeira etapa do procedimento de aquisição de bens e contratação de serviços para a garantia da continuidade das atividades deste Tribunal, conforme condições e especificações contidas no Termo de Referência e seus Anexos, na INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES Nº 58, DE 8 DE AGOSTO DE 2022, do Ministério da Economia, no Manual de Compras e Contratações do TJ-PI, que tem como objetivo orientar, padronizar e divulgar os procedimentos administrativos dos processos de aquisições e de contratações no âmbito do Tribunal de Justiça do Piauí e no Provimento 01/2023 (SEI nº 3958442) que regula os procedimentos de Compras de bens e de Contratações de serviços no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Piauí.

1. DA DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

1.1. A necessidade da Administração é a aquisição de mobiliário, devido à construção de novos prédios e reformas realizadas em atendimento ao Plano de Obras elaborado pelo Tribunal de Justiça do Estado do Piauí de acordo com as especificações, condições e quantidades estimadas, a serem descritas no Termo de Referência e seus Anexos.

1.2. JUSTIFICATIVA

1.2.1. A contratação em tela visa à disponibilização de ambientes utilitários e equipados com recursos adequados, na forma definida no Formulário de Levantamento de Demanda 17 (5120597) e descritivo lá especificado, formalizado nos autos do Processo Originário SEI Nº 24.0.000008156-2, e  acostado aos presentes autos (4429425), que é essencial para garantir a eficiência e a eficácia das atividades dos servidores nas diversas unidades judiciárias e administrativas deste Tribunal, o que contribui para a criação de um clima organizacional positivo e funcional.

1.2.2. É importante mencionar que aspecto estético do ambiente de trabalho influencia, ainda, na percepção do Tribunal por parte do público externo, o que contribui para a transmissão de uma imagem mais profissional e confiável, fortalecendo a credibilidade e a reputação da instituição perante a sociedade.

1.2.3. Ambientes confortáveis e utilitários impactam positivamente na qualidade dos serviços prestados pelo TJPI, de modo a  propiciar a concentração e a focalização dos servidores nas atividades, contribuindo, assim, para a produção de trabalhos com maior precisão e atenção aos detalhes, o que é especialmente relevante no contexto de atividades jurídicas que exigem rigor técnico.

1.2.4. A aquisição do mobiliário se faz necessária, ainda, devido a construção de novos prédios e reformas realizadas em atendimento ao Plano de Obras elaborado pelo Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, sendo as edificações entregues com mobiliário novo.

1.2.5. A presente contratação resta, portanto, devidamente justificada, considerando-se a proposta de soluções estruturais para a Justiça Estadual do 1º Grau do Estado do Piauí, conforme Despacho/Oficio/2012 do CNJ de 28 de agosto de 2012, para licitação de mobiliário adequado para todas as unidades judiciárias do Estado, de modo padronizado, em substituição aos móveis existentes, quando necessário.

2. DEMONSTRATIVO DA PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

2.1. Inicialmente, cumpre ressaltar que o Plano Anual de Contratação - PAC no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí foi regulamentado em novembro de 2021, por intermédio da Art. 5º, II, da Resolução Nº. 247/2021.

2.2. Vale salientar que, em que até o momento o Plano Anual de Contratações para 2024, ainda não foi  aprovado pelo Pleno do Tribunal de Justiça do estado do Piauí, no entanto a autoridade máxima deste Egrégio Tribunal de Justiça, o Senhor Desembargador Presidente Hilo de Almeida Sousa, nos termos da Decisão 1837 (5148083), exarada nos autos do Processo SEI Nº 24.0.000008156-2, que versou sobre as demandas iniciais acerca da viabilidade do presente processo, AUTORIZOU a deflagração de procedimento destinado a aquisição dos produtos em comento para atender às demandas deste Poder Judiciário.

2.3. Nesse sentido, de igual modo, é imperioso frisar que, no Documento de Oficialização da Demanda 19 (5153560), a aludida Autoridade ratificou a necessidade da aquisição de mobiliário, devido à construção de novos prédios e reformas realizadas em atendimento ao Plano de Obras elaborado pelo Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, razão pela qual entende-se que o aspecto referente a previsão no PAC resta plenamente justificado.

2.5. Este procedimento encontra alinhamento, ainda, ao planejamento estratégico vigente, nos termos dos itens I - GARANTIA DOS DIREITOS FUNDAMENTAIS E DO ESTADO DEMOCRÁTICO DE DIREITO; III - AGILIDADE E PRODUTIVIDADE NA PRESTAÇÃO JURISDICIONAL e IX - APRIMORAMENTO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA E DA GOVERNANÇA JUDICIÁRIA, que visa formular colaborativamente estratégias que busquem maior eficiência através das melhores práticas de gestão, nos termos do Planejamento Estratégico - Ciclo (2021-2026) do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí (TJPI).

3. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

3.1. Para a implementação da contratação, o fornecimento será parcelado de acordo com a necessidade da Unidade relacionada neste ETP, conforme solicitação formal prévia por parte da Unidade demandante:

3.1.1. Deverão ser rigorosamente observadas, todas as especificações técnicas constantes no Memorial Descritivo - ANEXO II - Doc. SEI Nº 5158435, contendo as características do mobiliário, formulado pela Superintendência de Engenharia e Arquitetura - SENA, além dos aspectos técnicos descritos no Layout apresentado pela unidade demandante e no Projeto layout - Doc. SEI Nº 5158469.

3.1.2. Deverá ser exigida a prestação de garantia de execução do contrato, nos moldes dos Arts. 96 à 102 da Lei 14.133/21, com validade durante a execução do contrato e por 90 (noventa) dias após o término da vigência contratual, em valor correspondente a 5% (cinco por cento) do valor total do contrato.

4. ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES A SEREM CONTRATADAS

4.1. Como método de obtenção do quantitativo a ser adquirido tomou-se por base a necessidade objetiva evidenciada pelas plantas de layout dos prédios (5123892) previstos, sendo que também foi previsto um quantitativo de reserva (30%) para atender eventuais demandas durante a vigência da Ata, conforme manifestado no Formulário de Levantamento de Demanda 17 (5120597), formalizado nos autos do Processo Originário SEI Nº 24.0.000008156-2, e em atenção à memória de cálculo contida no Doc. SEI Nº , a seguir sintetizada:

4.2. O quantitativo necessário para o pleno atendimento da demanda encontra-se descrito noA NEXO II - Doc. SEI Nº 5158435 e Projeto layout - Doc. SEI Nº 5158469.

5. LEVANTAMENTO DE MERCADO - PROSPECÇÃO E ANÁLISE DAS ALTERNATIVAS POSSÍVEIS DE SOLUÇÕES

5.1. Para a elaboração deste ETP, visando o levantamento de mercado com o escopo de definir o tipo e solução a contratar, observou-se que no mercado ofertante para a solução de aquisição de mobiliário para o atendimento das necessidades de aparelhamento de unidades judiciárias e administrativas, conforme detalhamento:

5.3. Segue o rol exemplificativo de aquisições do objeto em comento, por meio de SRP, realizadas por órgãos locais e regionais, cujo porte estrutural assemelha-se ao deste Tribunal: 

*Pesquisa realizada no Sistema do Mural de Licitações do Tribunal de Contas do Estado do Piauí - TCE-PI e no Portal da Transparência do Governo Federal, na Ferramenta Banco de Preços e no Portal Nacional de Contratações Públicas em 01/2024.

5.4. Diante dos resultados obtidos, observa-se que o Sistema de Registro de Preços é a alternativa mais apropriada para o registro e aquisição dos itens objeto deste processo licitatório;

5.4.1. Destaca-se, por oportuno, que as contratações listadas anteriormente não poderão ser consideradas para fins de estimativa de preços, quando da formalização da Pesquisa de Preços colacionada aos presentes autos, tendo em vista que restaria prejudicado o princípio da comparabilidade, pois as especificações dos itens a serem adquiridos na presente licitação estão contidas no ANEXO II - Doc. SEI Nº 5158435 e Projeto layout - Doc. SEI Nº 5158469.

5.4.2. Registre-se ainda que não é possível a obtenção dos valores para fins de comparabilidade na pesquisa de preços, tendo em vista que a IN nº 65/2021 dispõe, em seu Art. 5º, II que,  que somente contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços poderão ser utilizadas para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral;

5.5. Ademais, verifica-se, para o presente caso:

5.5.1. A necessidade de contratações frequentes;

5.5.2. A conveniência das entregas serem parceladas, a fim de que não haja acúmulo de material em estoque, correndo-se o risco de perca precoce por deterioração, roubos ou demais causas;

5.6. Além disso, é importante destacar que o sistema de aquisição por preços registrados não obriga à Administração contratar todo o quantitativo registrado, e, caso mostre-se necessário, essas aquisições poderão se dar de forma parcelada, observando-se critérios de conveniência e oportunidade. Dessa forma, o quantitativo fixado na ARP não será revertido, necessariamente, em custos adicionais para a Administração, mas tão somente serão adquiridos à medida que forem demandados por cada unidade.

5.7. Dessa forma, sugere-se a adoção da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, por meio do Sistema de Registro de Preços nos termos da Legislação Federal/Nacional: Lei nº 14.133/2021; Decreto Nº 11.462/2023; Lei Complementar nº 123/2006 e subsidiariamente, Lei nº 8.078/1990, Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023, que regulamenta os art. 82 a art. 86 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, para dispor sobre o sistema de registro de preços para a contratação de bens e serviços, inclusive obras e serviços de engenharia, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e outras normas aplicáveis ao objeto deste certame, além da da Legislação Estadual: Decreto Estadual 21.872/2023, que regulamenta a Lei Federal nº 14.133/2021, de 1º de Abril de 2021, no âmbito do poder Executivo Estadual, dentre outras normas aplicáveis ao objeto deste certame.

6. ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

6.1. Os custos estimados com a referida aquisição encontram-se disponibilizado na Pesquisa de Preços 38 (5153566).

6.2. Sugere-se a publicação do orçamento estimado para a contratação somente após definido o resultado do julgamento das propostas, conforme art. 24 do da Lei Nº 14.133/202, combinado com o § 1º do art. 91 do Decreto Estadual 21.872/2023.

6.2.1. Justifica-se o sigilo supramencionado na busca pela melhor oferta como consecução do Princípio da Supremacia do Interesse Público Primário, haja vista que ao publicizar o valor estimado, as ofertas apresentadas pelos licitantes tendem a gravitar em torno deste, logo, de modo diferente, o sigilo do custo estimado tende a estimular a competitividade e baixar os preços, uma vez que o parâmetro dos licitantes passa a ser os preços da própria disputa.

6.2.1.1. Dessa maneira, percebe-se que o preço sigiloso, com base na publicidade diferida, promove o surgimento de preços mais justos e consoantes com o custo de produção, sem se afastar da margem de lucro necessária para a manutenção da preservação das empresas e consequente geração de empregos.

7. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO

7.1. Para a implementação da contratação, será necessária a aquisição dos seguintes itens:

7.1.1. A especificações dos produtos relacionados no tópico anterior encontram-se detalhados no ANEXO II - Doc. SEI Nº 5158435 e Projeto layout - Doc. SEI Nº 5158469. e serão listadas no Anexo do Termo de Referência respectivo.

7.2. Para a contratação dos referidos produtos, restam necessários custos adicionais relativos a montagem/instalação, assistência técnica e manutenção de materiais e serviços a serem adquiridos, que poderão ocorrer em quaisquer das comarcas localizadas no Estado do Piauí, segundo a seguinte distribuição:

7.3. Na entrega e montagem/instalação do objeto, as despesas de tributos, encargos trabalhistas, previdenciários e demais custos  decorrentes do fornecimento e/ou substituições do objeto, indicadas pela contratante, deverão ser de responsabilidade da contratada, sem ônus para contratante.

7.4. A Constituição Federal estabelece como regra geral e condição básica à compra de bens e contratação de serviços, quando realizadas para a Administração Pública, o dever de licitar (art. 37, XXI, da CF/88).

“Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte:

XXI – ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômicas indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.” (grifo nosso)

7.5. A lei que regulamenta o dispositivo constitucional acima, Lei nº 14.133/21, no seu art. 2º, também ratifica o comando constitucional.

“Art. 2º As obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas nesta lei.” (grifo nosso)

7.6. Diante disso, sugere-se a adoção da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, por meio do sistema de registro de preços, na forma da Lei nº 14.133/2021 e do Decreto nº 11.462/2023, art. 3º e seus incisos, em face:

7.6.1. Da conveniência das entregas serem parceladas, a fim de que não haja acúmulo de módulos em estoque, correndo-se o risco de perca precoce por deterioração, ou perca da garantia de fabrica e demais causas;

8. JUSTIFICATIVAS PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO

8.1. A Lei nº 14.133/2021, estabelece em seu artigo 40, inciso V, alínea "b", como princípio, entre outros, o do parcelamento, "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso", dispondo sobre algo similar no seu artigo 47, inciso II, mencionando o princípio do parcelamento como obrigatório "quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso".

8.2. No presente caso, considerando que a natureza do objeto exige uma padronização de material, mostra-se necessário o agrupamento dos itens a serem adquiridos, de acordo com características e similaridades do mercado, nos moldes das especificações técnicas e quantitativos definidos no ANEXO II - Doc. SEI Nº 5158435 e Projeto layout - Doc. SEI Nº 5158469, visando ampliar a competitividade, garantir economia em escala, além de evitar que itens de menor valor tenham a aquisição prejudicada pela ausência de interesse dos licitantes, caso aplicado o parcelamento da solução.

8.3. Para a composição dos grupos em comento, levou-se em consideração os itens que geralmente compõem o mesmo ambiente, permitindo, dessa maneira, que estes sigam o mesmo padrão de cores, tamanhos, designs e acabamentos.

8.4. Diante disso, vislumbra-se a necessidade de agrupamento dos itens a serem registrados, pelo fato dos itens serem integrados e interdependentes e, por isso, precisam ser executados por uma mesma contratada. Dessa forma, é inviável a execução/gestão deste contrato por empresas distintas, pois, os itens são adquiridos de maneira concomitante. Como consequência, o agrupamento dos itens visa a maximização de ganhos na economia de escala, conforme súmula nº 247 do Tribunal de Contas da União (TCU).

8.4. Entende-se, pois, que esta solução visa oportunizar aos licitantes a oferta de preços diferenciados, de acordo com a complexidade e o esforço despendido na aquisição de cada item, oferecendo assim uma redução de despesas administrativas para a Instituição.

8.5. Nesse sentido, verifica-se a possibilidade de adoção da exceção prevista no artigo Art. 40, V, alínea "b", além de encontrar conformidade com a permissão estabelecida no §3º, II, do mesmo artigo da Lei 14.133/2021, com relação aos itens a serem adquiridos, visto que mostra-se viável o agrupamento dos itens em grupos, sem comprometer, restringir ou frustrar o caráter competitivo do presente certame licitatório, de modo que se evite eventuais percalços concernentes a incompatibilidades e divergências entre os produtos de mesma natureza.

9. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS, EM TERMOS DE ECONOMICIDADE E DE MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS E FINANCEIROS DISPONÍVEIS

9.1. A contratação objetiva a eficiência operacional interna, a humanização do serviço, a desburocratização, a simplificação de processos internos, o fortalecimento da autonomia administrativa e financeira do TJPI e a adoção das melhores práticas de gestão documental, gestão da informação e otimização de processos de trabalho com o intuito de melhorar o serviço prestado ao cidadão.

9.3. Consoante as perspectivas estratégicas delineadas no Plano Estratégico do Tribunal de Justiça do Piauí, pretende-se atingir como resultados da presente contratação: 

9.4. Garantir instalações adequadas de modo a oferecer um ambiente seguro e confortável para todos os envolvidos nas atividades realizadas no âmbito das unidades judiciárias e administrativas do TJPI, incluindo juízes, advogados, testemunhas e o público;

9.5. Otimizar o fluxo de trabalho, reduzir atrasos e evitar problemas logísticos que poderiam atrapalhar o andamento dos processos judiciais e o desenvolvimento das atividades das unidades;

9.6.  Contribuir para a percepção pública do sistema de justiça e do TJPI como instituição séria e respeitável, de modo a manter a confiança da população na instituição e fortalecer o Estado de Direito.

9.7.  Oferecer um ambiente agradável e funcional contribui para a satisfação dos profissionais do judiciário, tornando o trabalho mais agradável e incentivando o engajamento positivo no desempenho de suas funções. 

10. PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA ADMINISTRAÇÃO PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO, INCLUSIVE QUANTO À CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES OU DE EMPREGADOS PARA FISCALIZAÇÃO E GESTÃO CONTRATUAL OU ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE DA ORGANIZAÇÃO

10.1. O TJPI possui servidores aptos para atuarem na fiscalização e na gestão dos instrumentos resultantes do presente registro, no âmbito da Superintendência de Engenharia e Arquitetura - SENA, não restando necessária a capacitação de novos servidores para as referidas funções.

11. CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES

11.1. Em prospecção das contratações com objeto similar realizadas no âmbito deste Tribunal, não foi verificada a existência de contratações interdependentes e/ou correlatas.

12. DESCRIÇÃO DE POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS MITIGADORAS

12.1. A aquisição observará os princípios da economicidade, eficácia, eficiência para melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais, de forma a utilizar-se da menor quantidade possível de recursos que causem impactos negativos para a sociedade e para o meio ambiente, com a contratação de produtos acondicionados preferencialmente em embalagens individuais adequadas, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento.

12.2. Com relação aos itens a serem adquiridos, deverá ser observado o descarte responsável de materiais, configurando-se esta medida fundamental para minimizar o impacto ambiental causado pelo descarte inadequado de resíduos.

12.3. Para minimizar o impacto, é importante seguir as seguintes medidas:

12.3.1. Minimização da quantidade de materiais que precisam ser descartados através da redução do consumo e da reutilização de materiais, com as unidades requisitantes solicitando apenas o necessário para o desenvolvimento das atividades no setor.

12.3.2. Muitos materiais a serem registrados podem ser reciclados, reduzindo a quantidade de resíduos que precisam ser descartados.

12.3.3. Separar os resíduos proveniente dos itens adquiridos em diferentes categorias, facilitando o processo de reciclagem e, quando descartados, encaminhados para os locais adequados de reciclagem.

13. DO ESTUDO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS

13.1. Visando eliminar e/ou diminuir a probabilidade de ocorrência de eventos negativos que impactem no regular funcionamento das atividades no âmbito das unidades judiciárias e administrativas do TJPI, procedeu-se na realização de um estudo de gerenciamento de riscos, que tem por objetivo identificar, analisar e responder os riscos inerentes à contratação a ser realizada, utilizando-se somente dois itens da matriz, quais sejam: weaknesses (pontos fracos/fraquezas) e threats (ameaças), conforme demonstrado abaixo:

13.2. Ademais, verifica-se que, para mitigar os riscos identificados, foram descritas ações preventivas e de contingências, as quais algumas envolvem atuação efetiva do fiscal de contrato, ações administrativas internas e inclusões de cláusulas obrigacionais no eventual instrumento contratual.

14. VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

14.1. Considerando a necessidade da contratação já demonstrada neste ETP, entendemos por sua viabilidade e razoabilidade, conforme disponibilidade orçamentária da Administração deste TJPI.

Atenciosamente,

Otávio Nogueira Matias

Superintendente de Engenharia e Arquitetura/TJPI

Documento assinado eletronicamente por Caio Medeiros de Noronha Albuquerque, Analista Judiciário - Arquiteto/TJPI, em 29/02/2024, às 15:26, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Otávio Nogueira Matias, Superintendente de Engenharia e Arquitetura/TJPI, em 29/02/2024, às 17:35, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjpi.jus.br/verificar.php informando o código verificador 5153561 e o código CRC DFEA2B27.